منبعیابی: سوخت موتور کسبوکار
منبعیابی چیست و چرا مهم است؟
هر فعالیتی برای انجام شدن به چیزهایی نیاز دارد. برای مثال، برای پختن یک کیک به آرد، تخممرغ، شیر و فر نیاز داریم. در دنیای کسبوکار هم دقیقاً به همین شکل است. منبعیابی، همان فرآیند یافتن و تهیهٔ این مواد و وسایل لازم است. اگر مواد کیک را از یک فروشگاه بیکیفیت بخریم، کیک خوشمزهای نخواهد شد. در کسبوکار نیز انتخاب منابع نامناسب میتواند منجر به تولید محصول بیکیفیت، هزینهٔ بالا و نارضایتی مشتری شود.
اهمیت منبعیابی را میتوان در چند نکته خلاصه کرد:
- کنترل هزینهها: پیدا کردن تأمینکنندهای که قیمت منصفانهای دارد، کمک میکند تا هزینهٔ تمامشدهٔ محصول کمتر و سود بیشتر شود.
- اطمینان از کیفیت: انتخاب مواد اولیهٔ باکیفیت، سنگ بنای محصول نهایی باکیفیت است.
- ثبات و ادامهکار: داشتن تأمینکنندگان مطمئن باعث میشود خط تولید به دلیل کمبود مواد متوقف نشود.
- مزیت رقابتی: یک کسبوکار با منابع بهتر و ارزانتر، میتواند قیمت پایینتر یا کیفیت بالاتری نسبت به رقبا ارائه دهد.
انواع اصلی منابع در یک کسبوکار
منابع کسبوکارها را میتوان به دستههای کلی زیر تقسیم کرد. شناسایی این دستهها اولین قدم در فرآیند منبعیابی است.
| نوع منبع | توضیح | مثال |
|---|---|---|
| منابع فیزیکی | اشیاء و مواد ملموس و قابل لمس | مواد اولیه (چوب، فلز، پارچه)، ماشینآلات، ساختمان، انبار |
| منابع انسانی | نیروی کار، مهارتها، دانش و تجربهٔ افراد | کارگر، تکنسین، مدیر، حسابدار، مشاور |
| منابع مالی | پول نقد و اعتبارات لازم برای راهاندازی و عملیات | سرمایهٔ شخصی، وام بانکی، سود انباشته |
| منابع اطلاعاتی | دادهها، آمار، دانش فنی و بازار | تحقیقات بازار، نرمافزار، طرحهای مهندسی، مجوزها |
مراحل گامبهگام فرآیند منبعیابی
منبعیابی یک کار تصادفی نیست، بلکه یک فرآیند برنامهریزیشده است. این فرآیند معمولاً پنج مرحلهٔ اصلی دارد:
- شناسایی نیاز: ابتدا باید دقیقاً مشخص کنیم به چه منابعی، با چه مشخصاتی و به چه مقدار نیاز داریم. مثلاً یک نانوایی باید بداند روزانه به 100 کیلوگرم آرد گندم ممتاز نیاز دارد.
- جستوجوی تأمینکنندگان: بعد از مشخص کردن نیاز، به دنبال شرکتها یا افرادی میگردیم که میتوانند آن منبع را برای ما فراهم کنند. این جستوجو میتواند از طریق اینترنت، نمایشگاهها، توصیه دیگران یا دایرکتوریهای تجاری انجام شود.
- ارزیابی و انتخاب: از بین تأمینکنندگان پیدا شده، بهترین آنها را بر اساس معیارهایی مانند قیمت، کیفیت، قابلیت اطمینان، زمان تحویل و خدمات پس از فروش انتخاب میکنیم.
- مذاکره و عقد قرارداد: پس از انتخاب، شرایط خرید (قیمت، مقدار، زمان تحویل، تضمین) را بهطور دقیق و اغلب کتبی (قرارداد) مشخص میکنیم.
- نظارت و ارزیابی مجدد: پس از شروع همکاری، عملکرد تأمینکننده را زیر نظر میگیریم. آیا کالا را سر وقت تحویل میدهد؟ کیفیت ثابتی دارد؟ اگر مشکلاتی پیش آمد، ممکن است مجبور شویم در مرحلهٔ 3 برگردیم و تأمینکنندهٔ جدیدی جستوجو کنیم.
یک مثال عملی از شروع تا پایان
فرض کنید گروهی از دانشآموزان دبیرستانی تصمیم گرفتهاند کسبوکار کوچکی برای تولید و فروش شمعهای تزئینی دستساز راهاندازی کنند. فرآیند منبعیابی آنها به این شکل خواهد بود:
۱. شناسایی نیاز: آنها فهرست مواد لازم را تهیه میکنند: موم شمع، فتیله، رنگ خوراکی، اسانس، قالب سیلیکونی و بستهبندی.
۲. جستوجو: در اینترنت و بازار محلی به دنبال فروشندگان موم و لوازم شمعسازی میگردند. چند فروشگاه آنلاین و یک عمدهفروش در شهر خود پیدا میکنند.
۳. ارزیابی و انتخاب: قیمت و کیفیت نمونههای هر فروشنده را مقایسه میکنند. فروشگاه آنلاین «الف» قیمت خوبی دارد اما هزینهٔ پست آن بالا است. عمدهفروش شهرشان قیمت کمی بالاتر دارد ولی میتوانند شخصاً خرید کنند و هزینهٔ حمل نداشته باشند. با در نظر گرفتن تمام جوانب، عمدهفروش محلی را انتخاب میکنند.
۴. مذاکره: با صاحب مغازه صحبت میکنند و برای خرید اولیهٔ مقدار کمی موم و 10 عدد قالب توافق میکنند.
۵. نظارت: بعد از دریافت مواد، متوجه میشوند کیفیت موم خوب است اما یک نوع قالب زود خراب میشود. در خرید بعدی، از همان عمدهفروش، موم را میخرند اما قالب را از یک فروشگاه آنلاین با کیفیت بهتر سفارش میدهند. این یعنی فرآیند منبعیابی یک چرخهٔ ادامهدار است.
اشتباهات رایج و پرسشهای مهم
پاسخ:توجه صرف به قیمت پایین بدون در نظر گرفتن کیفیت و قابلیت اطمینان. ممکن است مواد اولیهٔ ارزانقیمت، باعث تولید محصول بیکیفیت شده و در بلندمدت با از دست دادن مشتری، ضررهای مالی بزرگی به همراه آورد.
پاسخ: خیر. یک استراتژی هوشمندانه، تکمنبعی نبودن است. یعنی برای یک منبع حیاتی، حداقل دو یا سه تأمینکنندهٔ مطمئن داشته باشیم. اگر یکی از آنها به هر دلیلی نتواند کالا را تأمین کند، کسبوکار ما متوقف نمیشود.
پاسخ: در این حالت، کالای آماده منبع اصلی است. فرآیند شامل یافتن تولیدکنندگان یا عمدهفروشانی است که کالای باکیفیت را با قیمتی مناسب عرضه میکنند تا پس از فروش، سودی برای فروشگاه باقی بماند. همچنین منابعی مانند پلتفرم فروش (وبسایت)، سیستم حمل و نقل (پست) و پشتیبانی مشتری نیز باید تأمین شوند.
پاورقی
1منبعیابی (Sourcing): فرآیند شناسایی، ارزیابی و انتخاب تأمینکنندگان کالاها یا خدمات.
2هزینهٔ فرصت (Opportunity Cost): ارزش بهترین گزینهٔ دیگری که با انتخاب یک گزینه، از دست میدهیم.
