اولویتبندی: هنر تصمیمگیری هوشمند
اولویتبندی چیست و چرا حیاتی است؟
تصور کنید صبح روز تعطیل است و کارهای زیادی پیش رو دارید: پروژهٔ علوم، تمرین فوتبال، تماس با پدربزرگ، تماشای یک فیلم و مرتب کردن اتاق. اگر بخواهید همه را با هم و بدون برنامه شروع کنید، احتمالاً در پایان روز احساس خستگی و سردرگمی خواهید کرد و ممکن است کار مهمی را انجام نداده باشید. اولویتبندی دقیقاً به ما کمک میکند تا از این آشفتگی جلوگیری کنیم. اولویتبندی یعنی تشخیص دادن که کدام کارها مهمتر و کدام کارها فوریتر هستند و سپس بر اساس این تشخیص، ترتیب انجام آنها را مشخص کنیم.
اما دو مفهوم کلیدی در اینجا وجود دارد: اهمیت و تأثیرگذاری. یک کار مهم، کاری است که انجام دادن یا ندادن آن، نتایج بلندمدت و قابلتوجهی برای اهداف ما دارد. مثلاً مطالعه برای امتحان نهایی. یک کار تأثیرگذار، کاری است که انجام آن، راه را برای انجام چندین کار دیگر هموار میکند یا بیشترین پیشرفت را برای ما ایجاد میکند. مثلاً یادگیری یک مهارت پایه مانند تایپ کردن، که بعداً در انجام همهٔ تکالیف به شما سرعت میدهد.
ابزارها و روشهای کاربردی برای اولویتبندی
برای اولویتبندی مؤثر، روشهای سادهای وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید. معروفترین این روشها ماتریس آیزنهاور است که کارها را در چهار دسته قرار میدهد.
| دستهبندی | ویژگی (مهم / فوری) | اقدام | مثال دانشآموزی |
|---|---|---|---|
| ۱. مهم و فوری | هم مهم است، هم مهلت کوتاهی دارد. | انجام فوری | امتحان فردا، درمان بیماری. |
| ۲. مهم اما غیرفوری | مهم است، اما عجلهای ندارد. | برنامهریزی برای انجام | پروژهٔ پایانترم، یادگیری زبان جدید، ورزش منظم. |
| ۳. غیرمهم اما فوری | مهم نیست، اما الان باید انجام شود. | واگذاری یا محدود کردن | تماس تلفنی غیرضروری، بعضی جلسات. |
| ۴. غیرمهم و غیرفوری | نه مهم است، نه فوری. | حذف | گشتوگذار بیهدف در شبکههای اجتماعی، تماشای تلویزیون بیش از حد. |
روش دیگر، روش نمرهدهی است. فرض کنید باید بین سه فعالیت: «کلاس موسیقی»، «باشگاه شنا» و «کلاس رباتیک» یکی را انتخاب کنید. برای هر کدام، معیارهایی مانند «علاقهی شخصی»، «هزینه»، «نزدیکی به خانه» و «مفید بودن برای آینده» را در نظر بگیرید. به هر معیار از ۱ تا ۵ امتیاز دهید و جمع کنید. گزینهای که بیشترین امتیاز را کسب کند، احتمالاً بهترین انتخاب برای شماست.
اولویتبندی در عمل: از تکلیف شب تا انتخاب رشته
بیایید با یک مثال عملی پیش برویم. سارا دانشآموز سال نهم است و باید برای یک هفتهٔ آینده برنامهریزی کند. او کارهای زیر را فهرست کرده است:
- خواندن فصل ۴ علوم (امتحان هفتهٔ بعد)
- تهیهٔ پوستر برای پروژهٔ تاریخ (مهلت: ۱۰ روز دیگر)
- شرکت در مسابقهٔ کتابخوانی (ثبتنام تا فردا)
- خرید یک هدیه برای تولد دوستش (۳ روز دیگر)
- تمیز کردن کمد لباسها
سارا از ماتریس آیزنهاور استفاده میکند. کار شمارهی ۳ (ثبتنام مسابقه) چون مهلت فردا دارد و برایش مهم است، مهم و فوری میشود. کار شمارهی ۱ (خواندن علوم) مهم است اما چون امتحان هنوز یک هفته فرصت دارد، جزو دستهی مهم اما غیرفوری قرار میگیرد و باید برای آن در هفته برنامه ریخت. خرید هدیه (کار ۴) فوری است اما خیلی مهم نیست. تهیه پوستر (کار ۲) مهم است اما فوری نیست. تمیز کردن کمد (کار ۵) در حال حاضر نه مهم است و نه فوری. بنابراین ترتیب اقدام سارا اینگونه میشود: اول ثبتنام مسابقه، سپس خرید هدیه، بعد برنامهریزی برای خواندن علوم و انجام پروژه تاریخ در روزهای آینده. تمیز کردن کمد را میتواند به تعویق بیندازد یا حذف کند.
این روش در مقیاسهای بزرگتر مانند انتخاب رشته نیز کاربرد دارد. دانشآموز باید گزینههای خود (مثلاً رشتههای ریاضی، تجربی، انسانی) را بر اساس معیارهایی مانند علاقه، استعداد، بازار کار آینده و امکانات، اولویتبندی کند. گزینهای که در معیارهای مهم و تأثیرگذار (مانند علاقه و استعداد) امتیاز بالاتری بگیرد، اولویت اول خواهد بود.
اشتباهات رایج و پرسشهای مهم
پاورقی
1اولویتبندی (Prioritization): فرآیند تعیین ترتیب نسبی اهمیت گزینهها یا کارها برای تخصیص منابع به بهترین شکل ممکن.
2ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix): یک ابزار تصمیمگیری ساده که کارها را بر اساس دو محور اهمیت (Important) و فوریت (Urgent) در چهار ربع دستهبندی میکند. این ماتریس به دوایت آیزنهاور، رئیسجمهور سابق آمریکا نسبت داده میشود.
