گزارش؛ مستندی برای ثبت نتیجهٔ بررسی، پژوهش یا اجرای کار
گزارش چیست و چه کاربردی دارد؟
وقتی کاری را انجام میدهیم، پژوهشی را به پایان میرسانیم یا مسئلهای را بررسی میکنیم، معمولاً نیاز داریم نتیجه را به شکلی بنویسیم تا هم خودمان بعداً بتوانیم از آن استفاده کنیم و هم دیگران از کار ما آگاه شوند. به این نوشتهٔ منظم، گزارش میگوییم. گزارش میتواند یک برگهٔ ساده باشد یا یک پروندهٔ الکترونیکی که در رایانه تهیه میشود. مهمترین ویژگی آن این است که اطلاعات را به ترتیب و با رعایت اصول مشخصی کنار هم میچیند تا خواننده به راحتی متوجه شود چه کاری انجام شده و به چه نتیجهای رسیدهایم.
برای نمونه، وقتی در درس علوم، رشد یک دانهٔ لوبیا را در چند روز مشاهده میکنید و هر روز تغییرات آن را یادداشت میکنید، در واقع در حال تهیهٔ یک گزارش علمی هستید. یا وقتی در کلاس تاریخ، دربارهٔ یک رویداد مهم تحقیق میکنید و یافتههای خود را به صورت نوشته ارائه میدهید، آن نوشته نیز یک گزارش پژوهشی به شمار میرود. حتی وقتی پس از یک اردوی مدرسه، بازخورد خود را دربارهٔ برنامهها و پیشنهادهایی برای بهتر شدن آن مینویسید، در حال تهیهٔ یک گزارش اجرایی هستید. به این ترتیب، گزارش ابزاری است برای ثبت دقیق کارها و کمک به خودمان و دیگران برای درک بهتر آنچه رخ داده است.
انواع گزارش بر اساس کاربرد
گزارشها شکلهای گوناگونی دارند و هر کدام برای هدف خاصی نوشته میشوند. شناخت این انواع به ما کمک میکند تا بدانیم هر موقع باید چه نوع گزارشی تهیه کنیم.
| نوع گزارش | کاربرد اصلی | نمونه |
|---|---|---|
| گزارش علمی | ثبت مشاهدهها، آزمایشها و یافتههای پژوهشی | گزارش آزمایش تعیین نقطهٔ ذوب یخ |
| گزارش خبری | آگاهسازی سریع از رویدادها و اتفاقات | گزارش روزنامه از برگزاری جشنوارهٔ مدرسه |
| گزارش اجرایی | بیان روند انجام یک کار یا پروژه و نتایج آن | گزارش عملکرد گروه سرود در مراسم مدرسه |
| گزارش سفری | گزارش از یک بازدید یا اردوی علمی-آموزشی | گزارش سفر به موزهٔ تاریخ طبیعی |
ساختمان اصلی یک گزارش
هر گزارش معمولاً از چند بخش اصلی تشکیل شده است که رعایت آنها باعث نظم و خوانایی بیشتر میشود. این بخشها عبارتند از: پیشگفتار که در آن هدف و اهمیت کار را توضیح میدهیم، بدنهٔ اصلی که شامل شرح روش انجام کار، دادهها، مشاهدات و یافتههاست، و نتیجهگیری که در آن به پرسش اصلی پاسخ میدهیم و برداشت خود را از یافتهها بیان میکنیم. البته ممکن است بسته به نوع گزارش، بخشهایی مثل پیشنهادها، جدولها و نمودارها یا فهرست منابع نیز به آن اضافه شود.
فرض کنید میخواهید گزارشی دربارهٔ تأثیر نور بر رشد گیاهان بنویسید. بخش پیشگفتار شامل این میشود که چرا این موضوع را انتخاب کردهاید. در بدنهٔ اصلی، روش کار را توضیح میدهید: چند گلدان با شرایط یکسان اما با نور متفاوت، و نتایج اندازهگیری رشد هر کدام. در نتیجهگیری نیز مشخص میکنید که گیاه کدام گلدان بهتر رشد کرده و نتیجهٔ کلی شما چیست. این ساختار به خواننده کمک میکند تا بدون سردرگمی، تمام مراحل و نتیجهٔ کار شما را دنبال کند.
پرسشهای کلیدی دربارهٔ گزارش
پرسش: آیا گزارش همان انشا یا داستان است؟
خیر، گزارش با انشا یا داستان تفاوت اساسی دارد. در انشا و داستان، تخیل و بیان احساسات اهمیت زیادی دارد و هدف، زیباییآفرینی یا انتقال حس است. اما گزارش، نوشتهای مستند و واقعی است که باید بر پایهٔ اطلاعات دقیق و قابل تأیید نوشته شود. در گزارش، از تخیل استفاده نمیشود و نویسنده نمیتواند چیزی را که رخ نداده، به عنوان واقعیت ثبت کند.
پرسش: چرا باید گزارش را به ترتیب زمانی یا منطقی بنویسیم؟
نظم در گزارش به خواننده کمک میکند که به راحتی روند کار را درک کند. اگر گزارش را بیترتیب بنویسید، خواننده ممکن است گیج شود و نتواند ارتباط بین قسمتهای مختلف را پیدا کند. برای مثال، در گزارش آزمایش، منطقی است که ابتدا هدف، سپس روش، بعد نتایج و در نهایت نتیجهگیری را بنویسیم. این ترتیب، یک جریان علت و معلولی ایجاد میکند که فهم آن برای هر کسی آسان است.
پرسش: آیا گزارش حتماً باید کتبی باشد یا میتوان آن را شفاهی ارائه داد؟
گزارش معمولاً به صورت نوشته (مستند) تهیه میشود تا همیشه قابل مراجعه باشد و اطلاعات آن دستنخورده باقی بماند. با این حال، گاهی گزارش را به صورت شفاهی و در یک جلسه برای دیگران توضیح میدهیم. اما حتی در این حالت نیز معمولاً یک نسخهٔ نوشتاری یا الکترونیکی از آن وجود دارد که به عنوان مرجع اصلی در نظر گرفته میشود. پس مستند بودن، مهمترین ویژگی گزارش است.
پرسش: اشتباهات رایج در گزارشنویسی کدامند؟
یکی از رایجترین اشتباهات، درج نظر شخصی به جای گزارش واقعیتهاست. در گزارش باید بنویسید «دمای آب در دقیقهٔ پنجم به 70 درجه رسید»، نه اینکه بنویسید «آب خیلی زود گرم شد». اشتباه دیگر، فراموش کردن نتیجهگیری است. گاهی دانشآموزان تمام مراحل کار را توضیح میدهند، اما در پایان مشخص نمیکنند که به چه نتیجهای رسیدهاند. همچنین، بیتوجهی به منبع اطلاعات در گزارشهای پژوهشی، یکی دیگر از اشکالات مهم است.
گزارش، یکی از مهمترین ابزارهای ثبت و انتقال اطلاعات است که از مدرسه تا محیط کار و زندگی روزمره کاربرد دارد. یک گزارش خوب باید هدفمند، منظم، دقیق، مستند و روان باشد. با رعایت ساختار سادهٔ پیشگفتار، بدنه و نتیجهگیری، و با پرهیز از آمیختن واقعیت با نظر شخصی، میتوانید گزارشهایی تهیه کنید که هم برای خودتان مفید باشد و هم برای دیگران قابل استفاده. پس دفعهٔ بعد که یک بررسی یا کار گروهی انجام دادید، گزارش آن را با دقت بنویسید و از این مهارت ارزشمند لذت ببرید.
