برنامه سروسامان دادن نیروی انسانی[1]: نقشهای برای موفقیت
ساختار سازمانی: ستون فقرات هر مجموعه
تصور کنید میخواهید یک کسبوکار کوچک، مانند یک کافه راهاندازی کنید. برای موفقیت، به افرادی با مهارتهای مختلف نیاز دارید: یک مدیر، یک صندوقدار، یک باریستا (مسئول تهیه قهوه) و یک نظافتچی. تشکیلات یا ساختار سازمانی، به این معناست که چگونه این نقشها را تعریف میکنیم، وظایف هر کس چیست و این افراد چگونه با هم در ارتباط هستند.
هدف اصلی تشکیلات، جلوگیری از هرج و مرج و تقسیم منطقی کار است. اگر در کافه ما، همه بتوانند همه کارها را انجام دهند، احتمال خطا زیاد میشود و هیچکس مسئولیت خاصی را بر عهده نمیگیرد.
| نقش (سمت) | مسئولیت اصلی | گزارشدهی به |
|---|---|---|
| مدیر کافه | نظارت بر کل عملیات، خرید مواد، برنامهریزی مالی | مالک کسبوکار |
| باریستا | تهیه نوشیدنیها، نگهداری از دستگاهها | مدیر کافه |
| صندوقدار | دریافت پول، رسیدگی به سفارشها، خدمات مشتری | مدیر کافه |
| نظافتچی | تمیز نگهداشتن محیط کافه و سرویسهای بهداشتی | مدیر کافه |
نمودار سازمانی: نقشه روابط کاری
حالا که نقشها و مسئولیتها را تعریف کردیم، باید این ساختار را به شکل یک نقشه تصویری نشان دهیم. این نقشه، نمودار سازمانی نام دارد. نمودار سازمانی مانند درخت خانواده یا نقشه یک مترو است که نشان میدهد هر شخص در کجای مجموعه قرار دارد و ارتباط او با دیگران چگونه است.
در یک نمودار ساده، سمتهای بالاتر (مانند مدیر) در راس قرار میگیرند و خطوطی به سمتهای زیردست (مانند باریستا) کشیده میشوند. این خطوط، راههای گزارشدهی[6] و ارتباط را نشان میدهند. در مثال کافه ما، همه کارکنان مستقیماً به مدیر گزارش میدهند. این یک ساختار ساده و متمرکز است.
نظام استخدام: جذب افراد مناسب
پس از طراحی ساختار و تعیین جایگاههای خالی، نوبت به پر کردن این جایگاهها با افراد شایسته میرسد. نظام استخدام مجموعهای از قوانین و فرآیندها برای جذب، انتخاب و بهکارگیری نیروی انسانی است. این نظام باید منصفانه، شفاف و بر اساس شایستگی باشد.
فرآیند استخدام معمولاً این مراحل را شامل میشود:
1) اعلام موقعیت شغلی (آگهی)
2) دریافت رزومه[7]
3) مصاحبه
4) انتخاب نهایی و عقد قرارداد
مثال: وقتی مدرسهای میخواهد معلم ریاضی جدیدی استخدام کند، آگهی را در جای مناسب منتشر میکند. داوطلبان رزومه خود را میفرستند. مدیران مدرسه رزومهها را بررسی و با افراد واجد شرایط مصاحبه میکنند تا بهترین گزینه را بر اساس معیارهایی مانند سوابق تحصیلی، تجربه تدریس و مهارت ارتباطی انتخاب کنند.
نظام حقوق و دستمزد: عدالت و انگیزه
یکی از مهمترین بخشهای برنامه سروسامان نیروی انسانی، طراحی یک سیستم عادلانه برای پرداخت حقوق[8] و مزایا[9] است. حقوق، پولی است که در ازای کار و زمان صرفشده پرداخت میشود. مزایا نیز موارد اضافی مانند بیمه، پاداش و کمک هزینهها هستند.
یک نظام خوب حقوق و دستمزد باید چند اصل را رعایت کند:
- عدالت داخلی: پرداختها باید متناسب با ارزش و سختی کار باشد. معمولاً حقوق یک مدیر از یک کارمند تازهکار بیشتر است.
- رقابتپذیری خارجی: حقوق پرداختی باید با بازار کار رقابت کند تا افراد بااستعداد جذب مجموعه شوند.
- شفافیت: کارکنان باید بدانند معیارهای محاسبه حقوق و پاداش آنها چیست.
گاهی بخشی از پرداختها به صورت متغیر و وابسته به عملکرد است. این کار انگیزه ایجاد میکند. مثلاً ممکن است به یک فروشنده، علاوه بر حقوق ثابت، درصدی از فروش خودش نیز به عنوان پاداش تعلق گیرد. این رابطه را میتوان به صورت ساده نشان داد:
اگر حقوق پایه فروشنده 5,000,000 تومان، درصد پاداش 2% و فروش او 100,000,000 تومان باشد، درآمد او میشود: 5,000,000 + (0.02 × 100,000,000) = 7,000,000 تومان.
کاربرد عملی: از تیم مدرسه تا شرکت بزرگ
این مفاهیم فقط مربوط به دنیای بزرگسالان نیست. حتی در انجمن علمی یا شورای دانشآموزی مدرسه شما نیز کاربرد دارد. فرض کنید میخواهید یک جشنواره علمی برگزار کنید. باید یک ستاد اجرایی تشکیل دهید (تشکیلات). دبیر اجرایی (مدیر)، مسئولان بخشهای دکوراسیون، پذیرایی و برنامهریزی را تعیین میکند (نمودار سازمانی). برای انتخاب این مسئولان از بین داوطلبان، معیارهایی مانند علاقه و سابقه فعالیت در نظر میگیرید (نظام استخدام). و در نهایت، قدردانی از زحمات آنها با اهدای جوایز یا لوح تقدیر، شبیه به نظام پاداش است.
در یک شرکت بزرگ تولیدی، این برنامهریزی بسیار دقیقتر است. یک واحد مستقل به نام مدیریت منابع انسانی[10] مسئول طراحی تشکیلات، نگهداری نمودار سازمانی بهروز، اجرای فرآیندهای استخدام و محاسبه حقوق و مزایای صدها کارمند با توجه به قوانین پیچیده کار است.
اشتباهات رایج و پرسشهای مهم
پاسخ: خیر، هدف اصلی آن شفافیت و کارایی است. وقتی هرکس بداند مسئولیتش چیست و به چه کسی باید گزارش دهد، وقت و انرژی بیشتری برای خلاقیت و نوآوری در کار خود خواهد داشت. نمودار سازمانی خوب، مانند قوانین یک بازی است که باعث میشود بازی به خوبی پیش برود.
پاسخ: ممکن است عادلانه باشد اگر معیارهای دیگری غیر از سابقه در نظر گرفته شود. مثلاً عملکرد فردی، مهارتهای خاص (مانند تسلط به زبان خارجی) یا مسئولیتپذیری بیشتر میتواند باعث تفاوت در حقوق شود. کلید عدالت، شفاف بودن این معیارها برای همه است.
پاسخ: بله، اما به شکل بسیار سادهتر. حتی در آنجا هم باید به وضوح مشخص شود که هرکسی چه کاری انجام میدهد (تشکیلات غیررسمی)، چگونه با صاحب مغازه در ارتباط است و حقوقش چگونه و بر چه اساسی پرداخت میشود. همین نظم ساده از بسیاری از مشکلات و اختلافات آینده جلوگیری میکند.
پاورقی
[1] برنامه سروسامان دادن نیروی انسانی (Human Resource Management Program)
[2] تشکیلات (Organizational Structure)
[3] نمودار سازمانی (Organizational Chart)
[4] نظام استخدام (Recruitment & Selection System)
[5] حقوق و دستمزد (Compensation & Payroll)
[6] راههای گزارشدهی (Reporting Lines)
[7] رزومه (Curriculum Vitae / Resume): خلاصهای از سوابق تحصیلی و کاری.
[8] حقوق (Base Salary)
[9] مزایا (Benefits)
[10] مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management - HRM)
