دفترهای اداری: اندیکاتور، ارسال و رسید، پیگیری
سه دفتر اصلی در ادارات
دفترهای اداری هر کدام کاربرد ویژهای دارند و مانند اعضای یک تیم، مکمل یکدیگر هستند. در ادامه با هر یک آشنا میشویم:
| نوع دفتر | کاربرد اصلی | نمونه اطلاعات ثبتشده |
|---|---|---|
| دفتر اندیکاتور (نامهنما) | طبقهبندی و دستهبندی نامهها بر اساس موضوع | شماره نامه، تاریخ، موضوع، بخش مربوطه |
| دفتر ارسال و رسید | ثبت ورود و خروج نامهها با شمارههای ترتیبی | شماره ثبت، تاریخ ورود/خروج، فرستنده/گیرنده |
| دفتر پیگیری | کنترل و یادآوری زمانهای انجام کار | موضوع پیگیری، فرد مسئول، زمان انجام |
برای مثال، وقتی نامهای دربارهٔ برگزاری اردوی مدرسه به اداره آموزش و پرورش میرسد، ابتدا در دفتر ارسال و رسید ثبت میشود و شمارهای به آن داده میشود. سپس در دفتر اندیکاتور بر اساس موضوع «فرهنگی و دانشآموزی» دستهبندی میشود. در نهایت، مسئول مربوطه در دفتر پیگیری یادداشت میکند که باید تا تاریخ مشخصی، پاسخ آن نامه ارسال شود.
چرا این دفترها مهم هستند؟
تصور کنید مدرسهای بدون دفتر ثبت نمرات باشد. قطعاً نظم و دقت در کارها از بین میرفت. دفترهای اداری نیز در محیط کار چنین نقشی دارند. بدون این دفترها، نامهها گم میشدند، کارها به موقع انجام نمیشدند و هیچکس نمیدانست مسئولیت هر کار با کیست.
این دفترها باعث میشوند که کارکنان بتوانند پاسخگوی سوالاتی مانند این باشند: «نامهٔ فلان سازمان چه شد؟»، «چه کسی آن را دریافت کرد؟»، «آیا به آن رسیدگی شده است؟» و «چرا هنوز پاسخی برای آن ارسال نشده؟». بدون ثبت دقیق، پاسخدادن به این پرسشها بسیار دشوار و گاهی غیرممکن میشود.
همچنین این دفترها در زمانهای مختلف سال، مانند پایان سال مالی یا زمانی که یک مدیر جدید میآید، بسیار کاربردی هستند. مدیر جدید میتواند با مراجعه به دفتر اندیکاتور، متوجه شود که سازمان با چه موضوعاتی سر و کار داشته است و اولویتهای کاری را بهتر بشناسد.
پرسشهای چالشبرانگیز دربارهٔ دفترهای اداری
بله، در برخی سازمانها این دو دفتر جداگانه هستند. دفتر رسید، نامههای دریافتی را ثبت میکند و دفتر ارسال، نامههای خروجی را. اما در بسیاری از ادارات، از یک دفتر واحد با عنوان «دفتر ارسال و رسید» استفاده میشود که هر دو نوع ورود و خروج را در خود جای میدهد. مهم این است که شمارههای ثبت به ترتیب و بدون اشتباه نوشته شوند.
خیر، دفتر پیگیری میتواند برای هر کاری که نیاز به انجام در زمان مشخص دارد، استفاده شود. مثلاً برای ثبت تاریخ تحویل پروژهٔ گروهی، زمان تعمیر وسایل، یا حتی تاریخ برگزاری جلسات. این دفتر به ما یادآوری میکند که چه کاری را تا کی باید انجام دهیم.
اگر همهٔ اطلاعات در یک دفتر ثبت شوند، پیدا کردن یک نامهٔ خاص مثل پیدا کردن یک سوزن در انبار کاه خواهد بود. جدا کردن این دفترها باعث میشود هر کدام وظیفهٔ مشخصی داشته باشند و کارکنان سریعتر به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. نظم و سرعت، دو مزیت بزرگ استفاده از دفترهای جداگانه است.
بله، بسیاری از ادارات هنوز از دفترهای کاغذی استفاده میکنند، اما به تدریج سیستمهای رایانهای جایگزین آنها میشوند. با این حال، حتی در سیستمهای رایانهای نیز همان اصول سه دفتر (اندیکاتور، ارسال و رسید، و پیگیری) رعایت میشود؛ فقط شکل ثبت آن فرق کرده است.
خلاصهٔ آنچه خواندیم:
دفتر اندیکاتور یا نامهنما برای دستهبندی موضوعی نامهها، دفتر ارسال و رسید برای ثبت ورود و خروج، و دفتر پیگیری برای کنترل زمانبندی کارها استفاده میشوند. این سه دفتر مکمل یکدیگرند و بدون آنها، نظم و کارایی در ادارات به شدت کاهش مییابد. هر چند فناوریهای جدید در حال تغییر شکل این دفترها هستند، اما اصول اولیهٔ آنها همچنان پابرجاست و یادگیری این اصول برای هر دانشآموزی که قصد دارد در آینده در یک سازمان کار کند، بسیار مفید خواهد بود.
