نقشهای کلیدی در جلسات: رئیس و دبیر
وظایف رئیس و دبیر جلسه
رئیس جلسه، هدایتکنندهی اصلی نشست است. او باید از پیش، دستور جلسه را تعیین کند و مطمئن شود که همهی شرکتکنندگان فرصت اظهارنظر دارند. همچنین وظیفه دارد گفتوگوها را در مسیر اصلی نگه دارد و از پراکندهگویی جلوگیری کند. در پایان، رئیس جلسه تصمیمهای نهایی را اعلام میکند و مشخص میکند که هر تصمیم توسط چه کسی و تا چه زمانی باید اجرا شود.
دبیر جلسه، نقش ثبتکننده و یادداشتبردار است. او باید تمام نکات مهم، تصمیمها، و وظایف محولشده را بهصورت دقیق و خلاصه یادداشت کند. دبیر جلسه همچنین موظف است که صورتمجلس را پس از جلسه تنظیم کرده و در اختیار اعضا قرار دهد. دقت و بیطرفی دبیر در ثبت مطالب، از ارکان اصلی موفقیت یک جلسه محسوب میشود.
| نقش | وظایف اصلی | ویژگیهای مهم |
|---|---|---|
| رئیس جلسه | تعیین دستور جلسه، مدیریت زمان، هدایت بحث، اعلام تصمیمها | قاطعیت، بیطرفی، مهارت ارتباطی |
| دبیر جلسه | یادداشتبرداری دقیق، ثبت تصمیمها، تنظیم صورتمجلس | دقت، سرعت در نوشتن، امانتداری |
چگونه یک جلسه را بهخوبی اداره کنیم؟
برای اینکه یک جلسه مفید و ثمربخش باشد، رئیس جلسه باید از همان ابتدا قوانین روشنی را تعیین کند. برای نمونه، میتواند زمان هر بخش از بحث را مشخص کند و از همه بخواهد که بهترتیب و بدون قطع کردن صحبت یکدیگر، نظر بدهند. همچنین رئیس جلسه باید خلاصهای از نظرات مختلف را در انتهای هر بخش بیان کند تا همه از نتیجهی بحث آگاه شوند.
دبیر جلسه نیز میتواند با آماده کردن یک فرم ساده از قبل، روند ثبت اطلاعات را سریعتر کند. در این فرم، جاهایی برای نوشتن تاریخ، موضوع جلسه، نام شرکتکنندگان، تصمیمها و وظایف محولشده در نظر گرفته میشود. استفاده از چنین فرمی، به دبیر کمک میکند تا هیچ نکتهی مهمی را از قلم نیندازد.
پرسشهای چالشی دربارهی نقشهای جلسه
پرسش ۱: اگر رئیس جلسه نظر شخصی قوی دربارهی موضوع داشته باشد، چه باید بکند؟
رئیس جلسه باید بیطرفی خود را حفظ کند و اجازه دهد همهی اعضا آزادانه نظر بدهند. او میتواند نظر شخصی خود را در پایان بحث، به عنوان یکی از اعضا بیان کند، اما نباید از جایگاه ریاست برای تحمیل نظر خود استفاده نماید. مهمترین وظیفهی او، تسهیل گفتوگو است، نه پیروزی در بحث.
پرسش ۲: آیا دبیر جلسه میتواند در بحثها شرکت کند و نظر بدهد؟
بله، دبیر جلسه نیز مانند سایر اعضا حق اظهارنظر دارد، اما باید دقت کند که همزمان با نظر دادن، کار ثبت مطالب را بهدرستی انجام دهد. بهتر است دبیر در هنگام بحثهای مهم، تمرکز خود را بر یادداشتبرداری بگذارد و پس از اتمام آن بخش، نظر خود را بیان کند تا دقت ثبت مطالب کاهش پیدا نکند.
پرسش ۳: اگر در جلسه اختلاف نظر شدید پیش آید، وظیفهی رئیس جلسه چیست؟
رئیس جلسه باید با آرامش، به طرفین اختلاف فرصت دهد تا مستدلترین صحبت خود را بیان کنند. سپس میتواند با جمعبندی نظرات، نقاط اشتراک را مشخص کند و در صورت لزوم، موضوع را به رأیگیری بگذارد یا تصمیم را به جلسهی بعد موکول کند. هدف اصلی، رسیدن به بهترین تصمیم برای گروه است، نه سرکوب کردن اختلافنظرها.
پرسش ۴: چه تفاوتی بین صورتمجلس و گزارش جلسه وجود دارد؟
صورتمجلس، سند رسمی و مختصری است که تنها شامل تصمیمهای نهایی، وظایف محولشده و تاریخ آنها میشود. اما گزارش جلسه، جزئیات بیشتری دارد و شامل خلاصهای از بحثها، نظرات مختلف و روند رسیدن به تصمیمها نیز میشود. دبیر جلسه معمولاً ابتدا صورتمجلس را تنظیم میکند و در صورت نیاز، گزارش کاملتر را نیز آماده میسازد.
در پایان، باید به یاد داشته باشیم که موفقیت هر جلسه به همکاری و مسئولیتپذیری همهی شرکتکنندگان بستگی دارد. رئیس جلسه با مدیریت هوشمندانه و دبیر جلسه با ثبت دقیق اطلاعات، نقش کلیدی در این موفقیت دارند. اگر هر یک از ما در جلسههای کلاس، گروههای درسی یا فعالیتهای فوقبرنامه، این دو نقش را بهخوبی ایفا کنیم، میتوانیم بهترین نتیجه را از همفکری و گفتوگوهای گروهی بگیریم. همچنین مطالعهی کتابهای درسی مرتبط با مهارتهای زندگی و اجتماعی، میتواند اطلاعات بیشتری در این زمینه در اختیارمان قرار دهد.
