ساختار و نمودار سازمانی
تقسیم کار و سلسلهمراتب در سازمان
در هر سازمانی، برای اینکه کارها بهدرستی پیش برود، باید کارها را بین افراد و واحدها تقسیم کنند. به این کار «تقسیم کار» میگویند. مثلاً در یک فروشگاه بزرگ، بعضی افراد مسئول خرید اجناس هستند، بعضی فروشندهاند و بعضی نیز حسابهای مالی را بررسی میکنند. هر کس با توجه به تخصص و تواناییاش، کاری را انجام میدهد که در آن بهتر است. این تقسیم کار باعث میشود که کارها سریعتر و با کیفیت بهتری انجام شوند.
در کنار تقسیم کار، یک موضوع مهم دیگر وجود دارد و آن «سلسلهمراتب» یا همان زنجیرهٔ فرماندهی است. یعنی در سازمان مشخص میشود که هر واحدی زیر نظر کدام واحد بالاتر کار میکند و هر فرد باید از چه کسی دستور بگیرد و به چه کسی گزارش بدهد. برای نمونه، در یک مدرسه، مدیر مدرسه بالاترین مقام است، سپس معاونان، بعد دبیران و در نهایت دانشآموزان قرار دارند. این ترتیب باعث میشود که نظم برقرار شود و همه بدانند در مواقع مختلف با چه کسی باید هماهنگ شوند.
نمودار سازمانی دقیقاً همین ترتیب و چینش را بهصورت یک شکل نشان میدهد. در بالای نمودار، بالاترین مقام سازمان قرار دارد و زیر آن، واحدهای میانی و بعد از آنها، واحدهای عملیاتی دیده میشوند. خطوطی که این واحدها را به هم وصل میکنند، نشاندهندهٔ نوع ارتباط و مسیر گزارشدهی هستند.
| ویژگی | سازمان کوچک (مثل یک مغازه) | سازمان بزرگ (مثل یک کارخانه) |
|---|---|---|
| تعداد واحدها | کم و ساده | بسیار زیاد و تخصصی |
| سطحهای مدیریتی | معمولاً یک یا دو سطح | چندین سطح از مدیرعامل تا سرکارگر |
| نمودار سازمانی | کوتاه و با شاخههای محدود | پیچیده و با شاخههای فراوان |
انواع ساختارهای سازمانی و کاربردشان
سازمانها بسته به هدف و اندازهشان، از ساختارهای گوناگونی استفاده میکنند. یکی از رایجترین آنها، «ساختار عمودی» یا همان سلسلهمراتبی است که در آن هر واحدی یک سرپرست دارد و همهٔ واحدها در نهایت به یک رئیس ارشد گزارش میدهند. این ساختار بیشتر در سازمانهای دولتی و ارتش دیده میشود، چون نظم و انضباط بالایی دارد و دستورها بهسرعت به پایینترین سطح منتقل میشوند.
نوع دیگر، «ساختار افقی» است که در آن واحدها بهجای رابطهٔ بالا و پایین، در کنار یکدیگر کار میکنند و تصمیمگیری به صورت گروهی انجام میشود. این ساختار بیشتر در شرکتهای کوچک و خلاق مثل استودیوهای طراحی یا تیمهای نرمافزاری کاربرد دارد، زیرا باعث میشود افراد ایدههای خود را راحتتر مطرح کنند و سرعت تصمیمگیری بالا برود.
بعضی سازمانها هم از «ساختار ماتریسی» استفاده میکنند. در این ساختار، هر فرد ممکن است همزمان به دو مدیر گزارش بدهد؛ مثلاً یک مهندس در یک کارخانهٔ خودروسازی، هم زیر نظر مدیر واحد طراحی کار میکند و هم با مدیر واحد تولید هماهنگ است. این مدل برای پروژههای بزرگ که نیاز به همکاری چند واحد دارند، بسیار مفید است، اما گاهی ممکن است برای کارکنان سردرگمی ایجاد کند که اولویت با کدام مدیر باشد.
نمودار سازمانی به ما کمک میکند تا بهسرعت بفهمیم یک سازمان از چه نوع ساختاری استفاده میکند. اگر نمودار بیشتر شبیه یک درخت با شاخههای بلند باشد، ساختار عمودی است. اگر شاخهها کوتاه و پهن باشند، ساختار افقی را نشان میدهد. و اگر خطوط ارتباطی به صورت شبکهای در بیایند، آن ساختار ماتریسی است.
پرسشهایی برای درک بهتر
پاسخ: بیشتر نمودارهای سازمانی به شکل درختی و از بالا به پایین رسم میشوند، اما این تنها روش ممکن نیست. بعضی سازمانها برای نشان دادن برابری بیشتر میان واحدها، نمودار را به شکل دایرهای یا شبکهای طراحی میکنند. مهم این است که نمودار بهخوبی نشان دهد هر واحد با کدام واحدها در ارتباط است و مسئولیتش چیست.
پاسخ: حذف یک واحد به معنای حذف وظایف آن واحد نیست. معمولاً وقتی واحدی حذف میشود، کارهای آن بین واحدهای دیگر تقسیم میگردد یا واحد جدیدی جایگزین آن میشود. اما اگر این کار بدون برنامهریزی انجام شود، ممکن است بعضی کارها زمین بمانند یا چند واحد در کار یکدیگر دخالت کنند و نظم سازمان به هم بخورد.
پاسخ: در بیشتر سازمانها، ارتباطات رسمی از طریق مدیران و طبق زنجیرهٔ فرماندهی انجام میشود، اما ارتباطات غیررسمی میان کارکنان واحدهای مختلف نیز وجود دارد و حتی میتواند به پیشرفت کار کمک کند. مثلاً یک فروشنده میتواند مستقیم با مسئول انبار صحبت کند تا از موجودی کالا مطلع شود، بدون اینکه حتماً از مدیر خودش اجازه بگیرد. این نوع ارتباط، کار را سریعتر میکند، اما باید در چارچوب قوانین سازمان باشد.
