تقسیم وظایف: واگذاری منظم مسئولیتها میان افراد برای کاهش فشار کار و افزایش مشارکت
زیرموضوعهای تقسیم وظایف
تقسیم وظایف یعنی کار بزرگ را به بخشهای کوچکتر بشکنیم و هر بخش را به کسی بسپاریم که بتواند از پس آن بربیاید. این کار سه زیرموضوع مهم دارد:
شناخت تواناییها: هر کسی در کاری بهتر است. یکی در نوشتن، یکی در نقاشی و دیگری در حسابکردن. اگر وظیفه را بر اساس توانایی افراد تقسیم کنیم، کار هم بهتر و هم سریعتر انجام میشود. مثلاً در یک پروژهٔ علمی، دانشآموزی که به آزمایش علاقه دارد، بخش آزمایش را بر عهده میگیرد و آن که نوشتن را دوست دارد، گزارش را مینویسد.
تعیین زمان و اولویت: بعضی کارها باید اول انجام شوند تا کارهای بعدی ممکن شود. مثلاً برای یک نمایشگاه، اول باید پوستر طراحی شود، بعد متنها نوشته شوند و در آخر کار، همه چیز روی تخته نصب گردد. اگر ترتیب را رعایت نکنیم، کارها به هم میریزد و زمان از دست میرود.
پذیرش مسئولیت: وقتی کسی وظیفهای را میپذیرد، باید آن را به پایان برساند. این یعنی اگر مسئولیت تهیهٔ وسایل را دارید، نباید آن را فراموش کنید یا به دیگری بسپارید. مسئولیتپذیری باعث میشود گروه به شما اعتماد کند و کارها به موقع انجام شوند.
مثال عینی از زندگی دانشآموز: روز نامهنگاری
فرض کنید کلاس شما میخواهد روزنامهٔ دیواری تهیه کند. اگر یک نفر همهٔ کارها را انجام دهد، خیلی خسته میشود و کار دیر تمام میشود. اما اگر وظایف را تقسیم کنید، هم کار زودتر تمام میشود و هم همه لذت میبرند. در اینجا نمونهای از چگونگی تقسیم وظایف را میبینید:
| نقش | وظیفه | نتیجهٔ خوب |
|---|---|---|
| سردبیر | نظارت بر همهٔ کارها و هماهنگی | همه میدانند چه کاری انجام دهند |
| گروه نویسندگان | نوشتن مطالب، خبر و داستان | مطالب خواندنی و جذاب میشود |
| گروه نقاشی و طراحی | کشیدن تصویر و طرحهای زیبا | روزنامه چشمنواز و رنگارنگ میشود |
| گروه نصب و آرایش | چسباندن برگهها روی تخته و مرتبکردن | نمایش نهایی مرتب و زیبا میشود |
همانطور که در جدول میبینید، هر کس فقط یک بخش را انجام میدهد، اما همه با هم یک روزنامهٔ کامل میسازند. این کار هم فشار را کم میکند و هم باعث میشود هر کسی بهترین توانایی خود را نشان دهد. همچنین اگر کسی بیمار شود یا نتواند بیاید، گروه میتواند وظیفهٔ او را بین خود تقسیم کند تا کار متوقف نشود.
پرسش و پاسخ دربارهٔ چالشهای تقسیم وظایف
پرسش: اگر یک نفر کارش را درست انجام ندهد، چه باید کرد؟
پاسخ: اول با مهربانی به او یادآوری کنید که وظیفهاش چیست. شاید فراموش کرده یا نیاز به کمک دارد. اگر باز هم انجام نداد، میتوانید از گروه کمک بگیرید یا کار را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید تا برایش آسانتر شود. مهم این است که به جای سرزنش، راه حل پیدا کنید.
پرسش: بعضی کارها را همه دوست دارند و بعضی را هیچکس. چطور باید تقسیم کرد؟
پاسخ: میتوانید قرعهکشی کنید یا نوبت را رعایت کنید. مثلاً این بار که کسی کار سخت را انجام داد، دفعهٔ بعد کار آسانتر به او برسد. همچنین میتوانید کارهای کمتر جذاب را به بخشهای کوتاهتر تقسیم کنید تا زودتر تمام شوند. گاهی هم میتوانید چند کار را با هم عوض کنید تا همه راضی باشند.
پرسش: اگر تعداد افراد گروه زیاد باشد، هماهنگی سخت میشود. چاره چیست؟
پاسخ: در گروههای بزرگ بهتر است یک نفر را به عنوان هماهنگکننده انتخاب کنید. او مطمئن میشود که همه تکالیف خود را میدانند و به موقع انجام میدهند. همچنین میتوانید گروه را به زیرگروههای کوچکتر تقسیم کنید تا هر زیرگروه یک سرپرست داشته باشد. این کار ارتباط را آسانتر میکند.
نکتهٔ پایانی:
تقسیم وظایف یک مهارت ارزشمند است که در مدرسه، خانه و حتی بازیهای گروهی به کار میآید. وقتی کارها را به طور منظم بین افراد تقسیم میکنید، فشار کار کمتر میشود، همه فرصت مشارکت پیدا میکنند و نتیجهٔ نهایی بهتر از زمانی است که یک نفر همهٔ کارها را انجام دهد. پس دفعهٔ بعد که کار گروهی پیش آمد، با دوستان خود بنشینید، تواناییهای همدیگر را بشناسید، وظایف را تقسیم کنید و از کار گروهی لذت ببرید. به یاد داشته باشید که همکاری و مسئولیتپذیری، کلید موفقیت در هر گروهی است.
