عنوانگذاری اطلاعات: نظم دادن به دادهها در گزارشها
در این مقاله میآموزیم چرا به هر دسته از دادهها یک «عنوان» میدهیم. با عنوانگذاری درست، گزارشها خواناتر و دستهبندیها منظمتر میشوند. کلیدواژههای مهم عبارتند از: دستهبندی، عنوان و نظم.
چگونه اطلاعات را دستهبندی و نامگذاری کنیم؟
فرض کن کشوی میز تحریرت پر از خودکار، پاککن، مداد و خطکش است. اگر برای هر وسیله یک جعبهٔ جداگانه داشته باشی و روی هر جعبه یک برچسب بچسبانی (مثلاً «خودکارها»، «پاککنها»)، آن وقت دیگر برای پیدا کردن خودکار مجبور نیستی همه چیز را زیرورو کنی. عنوانگذاری اطلاعات هم دقیقاً به همین شکل کار میکند. در یک گزارش، دادهها را بر اساس ویژگی مشترکشان دستهبندی میکنیم و به هر دسته یک «عنوان» کوتاه و گویا میدهیم.
مثلاً فرض کن میخواهی گزارش هفتگی خریدهایت را بنویسی. دادههایت عبارتند از: نان، شیر، دفتر، خودکار، پنیر، مداد. میتوانی آنها را در دو دستهٔ «خوراکیها» و «نوشتافزارها» قرار دهی. این دو کلمه، عنوان دستهها هستند. بدون این عنوانها، خوانندهٔ گزارش فقط یک لیست به هم ریخته میبیند.
| گزارش بدون عنوان دستهها | گزارش با عنوان دستهها |
|---|---|
| نان، خودکار، شیر، دفتر، پنیر، مداد | خوراکیها: نان، شیر، پنیر نوشتافزارها: خودکار، دفتر، مداد |
نمونههایی از زندگی روزمرهٔ دانشآموز
فرض کن میخواهی دفتر برنامهریزی هفتگیات را مرتب کنی. دروس مدرسه را دستهبندی میکنی: «علوم تجربی»، «ریاضی»، «فارسی» و «مطالعات اجتماعی». هر کدام از اینها یک عنوان است. حالا هر روز که مشقهایت را چک میکنی، میدانی هر برگه یا یادداشت متعلق به کدام دسته است. یا مثلاً وقتی آلبوم عکسهای سفر را مرتب میکنی، برای عکسهای «خانهٔ مادربزرگ»، «اردوی مدرسه» و «پارک» عنوان جداگانه میگذاری. این کار باعث میشود بعدها خیلی راحت عکس مورد نظرت را پیدا کنی.
در مدرسه نیز هنگام نوشتن گزارش کار گروهی، اگر دادهها را به بخشهای «مقدمه»، «یافتهها»، «نتیجهگیری» تقسیم و برای هرکدام عنوان بگذاری، معلم تو را تحسین میکند چون گزارشات بسیار منظم است.
چند پرسش و پاسخ چالشی
پاسخ: چون خواننده گیج میشود و نمیفهمد هر عدد یا واژه به کدام موضوع مربوط است. عنوان مثل تابلو راهنماست که مسیر را نشان میدهد.
پاسخ: بهتر است مهمترین ویژگی آن را در نظر بگیری. مثلاً کتاب «داستانهای علمی» هم جزو «ادبیات» است هم جزو «علوم». بسته به هدف گزارش، یکی را انتخاب کن.
پاسخ: عنوان باید معنی دار باشد. عدد به تنهایی معنی ندارد؛ مثلاً «مرحلهٔ ۱» بهتر از فقط «۱» است.
هر وقت خواستی فهرستی از چیزها بنویسی، اول به آنها خوب نگاه کن، بر اساس شباهتهایشان دستهبندیشان کن و بعد برای هر دسته یک عنوان کوتاه و روشن انتخاب کن. با این کار گزارشهایت آن قدر مرتب میشوند که هر کسی میتواند به راحتی از آنها استفاده کند. عنوانگذاری یعنی احترام به خواننده و وقت او.