تقسیم کار پروژه
چگونه یک پروژه را به زیربخشهای کوچکتر تقسیم کنیم؟
اولین گام برای تقسیم کار، شناخت کامل پروژه است. فرض کنید میخواهید یک نمایشگاه علمی دربارهٔ «سیارهها» ترتیب دهید. یک پروژهٔ بزرگ مثل این، از کارهای ریز و درشت زیادی تشکیل شده است. برای تقسیم آن، بهتر است از یک روش ساده استفاده کنید: ابتدا همهٔ کارهایی که باید انجام شوند را روی کاغذ بیاورید. این کار را «طوفان فکری» مینامند. بعد، این کارها را بر اساس موضوع یا نوعشان دستهبندی کنید.
مثلاً کارهای مربوط به «پوستر و طراحی» را در یک گروه، کارهای «تحقیق و نوشتن» را در گروهی دیگر و کارهای «ساخت ماکت» را در گروهی جداگانه قرار دهید. به این ترتیب، پروژه به سه زیرمجموعهٔ اصلی تبدیل میشود. این کار باعث میشود تا متوجه شوید برای هر بخش به چه مهارتهایی نیاز دارید و چه کسانی در گروه میتوانند آن را بهتر انجام دهند.
برای اینکه بهتر متوجه شوید، به مثال دیگری توجه کنید: فرض کنید پروژهٔ شما تهیهٔ یک روزنامهٔ دیواری برای روز درختکاری است. این پروژه را میتوانید به این زیربخشها تقسیم کنید:
| زیربخش پروژه | کارهای داخل آن |
|---|---|
| پژوهش و محتوا | جمعآوری اطلاعات دربارهٔ درختان، نوشتن متن برای بخشهای مختلف روزنامه |
| طراحی و نقاشی | کشیدن طرحهای درختان، طراحی حاشیه و صفحهآرایی روزنامه |
| اجرا و چیدمان | چسباندن مطالب روی مقوا، نصب روزنامه روی دیوار و هماهنگی نهایی |
هنر واگذاری کارها به افراد مناسب
بعد از اینکه کارها را بخشبندی کردید، نوبت به مهمترین مرحله میرسد: واگذاری هر بخش به فرد یا گروهی مناسب. بهترین کار این است که ابتدا از هر کس بپرسید به چه کاری علاقه دارد یا در چه کاری مهارت دارد. مثلاً اگر کسی دستش به نقاشی میرود، کار طراحی را به او بسپارید. اگر کسی در نوشتن خوب است، کار تحقیق و نگارش را به او واگذار کنید. این کار باعث میشود همه با انگیزهی بیشتری کار کنند.
اما گاهی ممکن است چند نفر به یک کار علاقه داشته باشند یا هیچ کس به یک کار خاص علاقهای نشان ندهد. در این مواقع، بهتر است از روش «قرعهکشی» یا «چرخش کارها» استفاده کنید تا تصمیمگیری عادلانه باشد. همچنین میتوانید کارها را بر اساس میزان دشواری بین افراد تقسیم کنید؛ یعنی به کسی که تجربهی بیشتری دارد، کار سختتر را بدهید و به افراد کمتجربهتر، کارهای سادهتر را بسپارید تا هم یاد بگیرند و هم پروژه زمین نماند.
یک نمونهٔ عینی: فرض کنید گروه شما قصد دارد یک فیلم کوتاه برای جشن مدرسه بسازد. کارهای این پروژه عبارت است از: نویسندگی (نوشتن داستان)، کارگردانی (مدیریت صحنه)، فیلمبرداری، بازیگری و تدوین. اگر کسی که صدای خوبی دارد را به عنوان گوینده و کسی که به دوربین علاقه دارد را به عنوان فیلمبردار انتخاب کنید، نتیجه بسیار بهتر از وقتی خواهد بود که نقشها را تصادفی یا بدون توجه به علاقه بچینید.
پرسشهای چالشی دربارهٔ تقسیم کار
پرسش ۱: اگر یکی از اعضای گروه کار خود را درست انجام ندهد، تکلیف چیست؟
پاسخ: در چنین شرایطی، اولین کار این است که با او گفتوگو کنید و علت مشکل را بفهمید. شاید کار برایش سخت بوده یا متوجه نشده که دقیقاً باید چه کند. به او کمک کنید و اگر لازم بود، بخشی از کارش را بین دیگران تقسیم کنید. هدف از تقسیم کار، کمک به هم است، نه تنبیه کسی.
پرسش ۲: آیا همیشه باید کارها را بر اساس مهارت تقسیم کرد یا میتوان برای یادگیری، نقشها را عوض کرد؟
پاسخ: لزوماً همیشه نه. گاهی میتوانید نقشها را بچرخانید تا همه تجربههای جدیدی کسب کنند. مثلاً در پروژهٔ بعدی، کسی که دفعهٔ قبل نویسنده بود، این بار نقاش شود. این کار به رشد مهارتهای همه کمک میکند، اما ممکن است سرعت کار را کم کند. پس بهتر است این کار را در پروژههایی انجام دهید که زمان کافی دارید.
پرسش ۳: چه اشتباهی در تقسیم کار بیشتر از همه اتفاق میافتد؟
پاسخ: یکی از رایجترین اشتباهات، سپردن چند کار به یک نفر است (چون فکر میکنیم او همه کارها را بهتر انجام میدهد) یا برعکس، به بعضی افراد کاری نمیدهیم چون فکر میکنیم بلد نیستند. اشتباه دیگر، واضح صحبت نکردن دربارهٔ انتظارهاست. مثلاً اگر به کسی بگویید «روی بخش پژوهش کار کن»، ممکن است او دقیقاً نداند منظور شما چیست و چه مقدار مطلب باید بنویسد.
پرسش ۴: بهترین تعداد اعضای گروه برای یک پروژهٔ مدرسه چند نفر است؟
پاسخ: معمولاً گروههای 3 تا 5 نفره بهترین گزینه هستند. در گروههای بزرگتر، ممکن است بعضی از افراد فقط تماشاچی باشند و کار چندانی انجام ندهند. در گروههای خیلی کوچک هم ممکن است کارها سنگین شود و کسی نباشد که دیدگاه متفاوتی به پروژه بیاورد.
تقسیم کار پروژه یک هنر است که با تمرین و تجربه بهتر میشود. به یاد داشته باشید که هدف اصلی از این کار، نه فقط تمام کردن پروژه، بلکه یادگیری کار گروهی، شناخت تواناییهای خود و دیگران و رسیدن به یک نتیجهی باکیفیت است. وقتی هر کس بداند دقیقاً چه کاری باید انجام دهد و دیگران هم به کارش اعتماد داشته باشند، هم کار زودتر تمام میشود و هم همه از فرایند کار لذت میبرند. پس دفعهٔ بعد که یک پروژهٔ گروهی به شما محول شد، با اعتماد به نفس و با استفاده از این اصول، کار را شروع کنید.
