برنامهریزی و اولویتبندی: تنظیم فعالیتها بر پایهٔ اهمیت، زمان و امکانات
اهمیت و زمان: دو رکن اصلی برنامهریزی
برای اینکه برنامهریزی خوبی داشته باشیم، نخست باید بدانیم هر کاری چه اندازه اهمیت دارد و انجام آن چقدر زمان میبرد. کارهای مهم آنهایی هستند که اگر انجام نشوند، تأثیر منفی زیادی روی زندگی ما میگذارند؛ مانند خواندن درس ریاضی برای امتحان فردا یا تحویل دادن تکلیف علمی. در برابر، کارهای کماهمیتتر مانند مرتب کردن کیف یا تماشای برنامهٔ تلویزیونی را میتوانیم به زمان دیگری موکول کنیم. از سوی دیگر، باید زمان لازم برای هر کار را تخمین بزنیم. مثلاً حل کردن ده مسئلهٔ ریاضی شاید ۴۵ دقیقه وقت بگیرد، در حالی که نوشتن یک صفحه انشا حدود ۲۰ دقیقه. وقتی اهمیت و زمان هر کار را کنار هم بگذاریم، میتوانیم تصمیم بگیریم که اول کدام کار را انجام دهیم.
یک راه ساده برای اولویتبندی، استفاده از روش «چهارخانهٔ اهمیت و فوریت» است. در این روش، کارها را بر اساس دو چیز دستهبندی میکنیم: «چقدر مهم است؟» و «چقدر عجله دارد؟». کارهای مهم و عجلهدار را باید بلافاصله انجام دهیم. کارهای مهم ولی غیرعجلهدار را برای زمان آزادتر برنامهریزی میکنیم. کارهای عجلهدار ولی کماهمیت را میتوانیم سریع انجام دهیم یا به دیگران بسپاریم. و کارهای بیاهمیت و بیعجله را میتوانیم حذف کنیم یا به وقت اضافه موکول کنیم. این روش به ما کمک میکند تا درگیر کارهای بیارزش نشویم و انرژی خود را صرف کارهای اصلی کنیم.
امکانات موجود و تنظیم برنامهٔ عملی
وقتی اهمیت و زمان کارها را شناختیم، نوبت به بررسی امکاناتی میرسد که در اختیار داریم. امکانات میتوانند چیزهای مختلفی باشند: کتابهای مرجع، اینترنت، رایانه، فضای آرام برای مطالعه، یا حتی کمک گرفتن از والدین یا دوستان. برای مثال، اگر برای تحقیق دربارهٔ یک موضوع علمی به کتابخانهٔ مدرسه دسترسی داری، باید زمان آن را در برنامهات بگنجانی. اگر امکانات کم است، شاید مجبور شوی کار را به شیوهٔ دیگری انجام دهی یا زمان بیشتری برای آن در نظر بگیری. برنامهریزی موفق به این است که بر اساس امکانات واقعی، نه آرمانی، برنامه بنویسیم.
پس از این بررسیها، نوبت به ثبت برنامه در قالبی عملی میرسد. بهترین کار این است که یک جدول هفتگی یا روزانه تهیه کنیم و در آن، ساعات مختلف روز را مشخص کنیم. برای هر بازهٔ زمانی، یک یا دو کار بنویسیم و زمان شروع و پایان آن را یادداشت کنیم. حتماً بین کارها زمان استراحت بگذاریم تا خسته نشویم. مثلاً بعد از هر ۵۰ دقیقه مطالعه، ۱۰ دقیقه استراحت کنیم. همچنین بهتر است هر روز یک بخش از برنامه را به کارهای پیشبینینشده اختصاص دهیم تا اگر کاری طول کشید یا اتفاق جدیدی افتاد، برنامهمان به هم نریزد.
| بازهٔ زمانی | فعالیت | اهمیت (از ۱ تا ۵) |
|---|---|---|
| ۷:۳۰ تا ۸:۱۵ | مطالعهٔ درس علوم (فصل گیاهان) | ۵ |
| ۸:۱۵ تا ۸:۳۰ | صبحانه و استراحت | - |
| ۸:۳۰ تا ۹:۱۵ | حل مسائل ریاضی (تمرینات صفحهٔ ۴۲) | ۴ |
| ۹:۱۵ تا ۹:۳۰ | استراحت و نوشیدن آب | - |
| ۹:۳۰ تا ۱۰:۰۰ | مرور لغات زبان خارجی | ۳ |
پرسشهای چالشی دربارهٔ اولویتبندی
پاسخ: نه، گاهی کارهای عجلهدار کماهمیت هستند و فقط زمان ما را میگیرند. بهتر است ابتدا کارهای مهم را انجام دهیم، حتی اگر عجله نداشته باشند. چون کارهای مهم پایهٔ پیشرفت ما هستند. کارهای عجلهدار کماهمیت را میتوانیم سریع انجام دهیم یا به فرد دیگری بسپاریم.
پاسخ: در این صورت باید کار را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنی. مثلاً بهجای اینکه بخواهی کل یک فصل را یکجا بخوانی، آن را به چند بخش تقسیم کن و هر روز یکی از بخشها را بخوان. همچنین میتوانی از دیگران کمک بخواهی یا از ابزارهای کمکآموزشی مانند فیلمهای آموزشی استفاده کنی تا زمان کمتری صرف یادگیری کنی.
پاسخ: برنامهریزی بیش از حد میتواند باعث خستگی و یکنواختی شود. اما یک برنامهٔ انعطافپذیر که زمانهایی را برای کارهای پیشبینینشده و حتی تفریح در نظر میگیرد، نه تنها مانع خلاقیت نمیشود، بلکه با کاهش استرس، فضای ذهنی بهتری برای ایدههای نو فراهم میکند. پس برنامهات را طوری بنویس که جای تنفس داشته باشد.
برای اینکه برنامهریزی و اولویتبندی به نتیجه برسد، باید هر روز آن را مرور کنیم و در صورت نیاز تغییر دهیم. گاهی پیش میآید که یک کار بیشتر از آنچه فکر میکردیم زمان میبرد یا یک کار جدید و مهم به وجود میآید. در چنین مواقعی، اشکالی ندارد که برنامه را اصلاح کنیم. مهم این است که همیشه کارهای مهمتر را در اولویت قرار دهیم و از وقت و امکانات خود به بهترین شکل استفاده کنیم. با این روش، نه تنها درسهایمان را بهتر میخوانیم، بلکه برای انجام کارهای مورد علاقهمان هم زمان پیدا میکنیم و زندگی منظمتری خواهیم داشت.
