درسنامه آموزشی پودمان 1 ارائه دهنده خدمات رایانه‌ای کلاس دهم شبکه و نرم افزار

آیا تا به حال اندیشیده‌اید

- چرا کلیدهای F1-F12 مثل جادوگران پنهان Word هستند؟
- چطور می‌توانید یک مقاله آکادمیک را با 5 سطح عناوین، پاورقی‌های هوشمند و جدول محتوا در 15 دقیقه طراحی کنید؟
- چطور می‌شود رزومۀ شما آنقدر حرفه‌ای باشد که بررسی کننده‌های رزومه‌ها برای دیدنش صف بکشند؟
- درصد تسلط شما در Styles و Themes چقدر است؟
- چطور می‌توانید یک کاتالوگ 6 صفحه‌ای با شماره‌گذاری خودکار و هایپرلینک بسازید؟

آنچه از هنرجو انتظار می‌رود

1- با محیط کاربری Word 2024 و اجزای آن کار کند.
2- بتواند درج اطلاعات در داخل سند از جمله درج تصاویر، اشکال هندسی، جدول و... را انجام دهد.
3- نوع قالب‌بندی فایل و تنظیمات آن‌ها را انجام دهد.
4- بتواند تنظیمات چینش صفحه را انجام دهد.
5- بتواند ویراستاری را انجام دهد.
6- از داده‌ها و اطلاعات پرونده، محافظت کند.
7- فایل را برای چاپ آماده کند.

استاندارد عملکرد

با استفاده از ابزار نرم‌افزار مایکروسافت Word 2024 متون سفارشی را تایپ و صفحه‌آرایی کند و تنظیمات لازم برای چاپ را در سند طراحی شده، انجام دهد.

مقدمه

کتاب دست‌نویسی با عنوان مدیریت محصول به هنرجویان سال اول رشتۀ شبکه و نرم‌افزار داده و از آن‌ها خواسته شده است آن را تایپ و آماده صفحه‌آرایی کنند.

برای انجام این کار از نرم‌افزار Word 2024 استفاده می‌شود. این نرم‌افزار یکی از نرم‌افزارهای مجموعۀ بزرگ Microsoft Office است.

نرم‌افزار Word 2024 مهم‌ترین ابزار واژه‌پردازی است که در محیط‌های کاری، کاربردهای متنوعی دارد.

نمونه‌هایی از این کاربردها عبارت‌اند از:

1- نوشتن و ویرایش اسناد
2- فرمت‌دهی و طراحی
3- مدیریت اسناد
4- آماده‌سازی چاپ
5- استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی
6- ...

حال تایپ کتاب را انجام دهید. برای شروع تایپ، باید با محیط Word و کارکردن با آن آشنا باشید.

شناسایی و اجرای نرم‌افزار Word

1- آیکن نرم‌افزار Word را پیدا و اجرا کنید.

2- برای استفاده از امکانات آنلاین و ذخیره‌سازی ابری، بهتر است یک حساب کاربری مایکروسافت نیز ایجاد کنید.

ایجاد سند جدید

برای شروع کار، روی گزینۀ New کلیک کنید. می‌توانید از الگوهای موجود یا یک سند خالی (Blank Document) استفاده کنید.

پس از باز کردن سند، بهتر است ابتدا آن را ذخیره کنید. در ضمن به یاد داشته باشید که فرایند ذخیره‌سازی را مرتباً تکرار کنید تا زحمات شما از بین نرود.

برای ذخیره کردن سند، می‌توان از گزینۀ Save در منوی File یا Ctrl+S استفاده کرد. پسوند ذخیره پیش‌فرض به فرمت DOCX است.

تنظیمات Font

حال که فایل خود را ذخیره کردید، بهتر است مطابق شکل 2 در نوار ریبون، از بخش Home، تنظیمات مختلفی مانند فونت، اندازه متن و رنگ‌ها را تغییر دهید. جهت تنظیمات بیشتر برای انجام این کار، روی اجراکننده کادر محاوره‌ای Font در گروه Font در زبانه Home کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Font نمایش داده شود. فونت انگلیسی و فارسی و اندازه هریک را انتخاب کنید (شکل 3).

یک پاراگراف شبیه شکل 4 تایپ کنید.

بعد از تایپ کردن «اخیراً از» به یک کلمه انگلیسی می‌رسید. برای تغییر حالت از فارسی به انگلیسی دقت داشته باشید که پس از تایپ کلمه فارسی، یک فاصله بزنید سپس با کلیدهای Alt+Shift حالت تایپ صفحه کلید را به انگلیسی تغییر دهید. کلمه انگلیسی را تایپ کنید. حال برای تایپ کلمه فارسی، مجدداً صفحه کلید را با Alt+Shift فارسی کنید و یک فاصله بزنید و بعد کلمه فارسی را تایپ کنید.

در کلماتی که یک کلمه محسوب می‌شوند نباید فاصله کامل بزنید، بلکه باید از نیم فاصله استفاده کنید؛ مثلاً همان گونه که در شکل 4 مشاهده می‌کنید، در کلماتی نظیر «به‌تازگی»، «مسئولیت‌های» و «پاسخ‌های» نیم‌فاصله زده شده است. برای تایپ نیم‌فاصله از Shift+Space یا -+CTRL استفاده می‌شود.

حال در ادامه تایپ به بخشی می‌رسیم که بولت‌گذاری شده است (شکل 5).

برای انجام بولت‌گذاری، ابتدا متن خود را خط به خط تایپ کنید، سپس، روی دکمه Bullet در گروه Paragraph از زبانه Home کلیک کنید و در انواع بولت‌های نمایش داده شده، بولتی را که در شکل 5 است انتخاب کنید (شکل 6).

خروجی کار باید شبیه شکل 5 باشد.

در مواردی بهتر است به‌جای بولت‌گذاری، از شماره‌گذاری استفاده کنیم. برای انجام این کار، به‌جای استفاده از دکمه Bullet از دکمه Numbering استفاده کنید (شکل 6).

برای تایپ این متن مطابق شکل 7 مراحل بعد را انجام دهید:

قالب‌بندی متن

1- نوع و اندازۀ فونت

از زبانۀ Home می‌توان نوع و اندازۀ فونت را انتخاب کرد. گزینه‌های Italic ،Bold و Underline نیز در دسترس هستند. مثلاً همان‌گونه که در شکل 7 می‌بینید، «ساختن محصولاتی که مردم دوست دارند» ضخیم (Bold) شده است.

اگر بخواهیم متنی را رنگی کنیم، می‌توانیم رنگ آن را با استفاده از گزینۀ Font Color تغییر دهیم (شکل 8).

2- قالب‌بندی پاراگراف

همان‌گونه که در شکل 7 مشاهده می‌کنید، متن تایپ شده، تراز شده است. برای تراز کردن یک پاراگراف از دکمه Justify در گروه Paragraph از زبانه Home استفاده کنید.

دکمه‌های Align Right ،Center ،Align Left نیز در این گروه از زبانۀ Home در دسترس هستند (شکل 9).

جدول 4 بیانگر عملکرد هریک از این دکمه‌هاست.

در شکل 7 فاصله بین خطوط منظم هستند. برای تنظیم فاصله بین خطوط، از گزینه «Line Spacing» در زبانۀ Home می‌توان استفاده کرد (شکل 9).

از اجراکننده کادر محاوره‌ای Paragraph نیز می‌توان برای تنظیم فاصله بین خطوط استفاده کرد.

چنانچه بخواهیم بین پاراگراف‌ها فاصله بیندازیم می‌توانیم از گروه Spacing در زبانۀ Layout استفاده کنیم (شکل 10).

3- کپی و جابه‌جایی متن

حال که صفحه دوم متن را هم تایپ کرده‌اید (شکل 11)، متوجه می‌شوید که یک پاراگراف را در جای اشتباهی تایپ کرده‌اید. طبق شکل 11 می‌بینید که پاراگرافی را که دور آن کادر آبی کشیده شده است باید قبل از تیتر «مدیریت محصول چیست؟» بیندازید.

برای انجام این کار، پاراگراف موردنظر را انتخاب کنید. کلیدهای Ctrl+X را فشار دهید، سپس نشانگر ماوس را به مکانی قبل از تیتر ببرید و کلیک کنید. در نهایت، کلیدهای Ctrl+V را بفشارید. متن شما در سر جای درستش قرار می‌گیرد. کلیدهای میان‌بر ضروری برای کپی کردن، برش و چسباندن متن در جدول 5 نشان داده شده است. از دکمه‌های موجود در شکل 12 نیز می‌توان برای انجام این کار استفاده کرد.

4- استفاده از تصاویر و اشکال

حال پس از چند صفحه تایپ کردن به یک تصویر می‌رسید. برای درج تصویر در متن، از دکمه Picture در گروه Illustrations از زبانه Insert استفاده کنید. تصویر اضافه شده را در شکل 13 مشاهده می‌کنید.

امکان افزودن اشکال، نمودارها و SmartArtها برای بهبود بصری اسناد نیز وجود دارد (شکل 14).

5- اضافه کردن علائم و فرمول‌ها به متن

برای اضافه کردن علائمی که روی صفحه کلید وجود ندارند از دکمه Symbol در گروه Symbols از زبانه Insert استفاده کنید. با کلیک کردن دکمه Symbol منوی کشویی باز می‌شود که تعدادی علامت پیش‌فرض در آن وجود دارد. اگر علامت موردنظر شما در این علائم نبود، می‌توانید از گزینه ...More Symbols استفاده کنید. با فشار دادن علامت موردنظر، آن علامت در محل مکان نمای ماوس درج می‌شود.

همان‌گونه که در شکل 15 می‌بینید با کلیک کردن دکمه Equation می‌توانید فرمول‌ها را نیز تایپ کنید.

6- یافتن و جایگزینی متن

برای یافتن متن از کلیدهای Ctrl+F استفاده می‌شود. پس از کلیک کردن این دکمه‌ها، پیشخوان Navigation ظاهر می‌شود. در کادر متنی موجود، کلمه یا عبارت موردنظر خود را تایپ کنید. مثلاً کلمه «مشکل» را جست‌وجو کنید. همان‌گونه که در شکل 16 می‌بینید، 120 مورد از این کلمه در متن وجود دارد که با دکمه‌های فلش بالا و پایین در این پیشخوان می‌توانید بین محل‌های مختلف این کلمه جابه‌جا شوید.

حال فرض کنید بخواهید کلمه یا عبارتی را در متن تایپ شده با کلمه یا عبارت دیگری جایگزین کنید. برای انجام این کار، کلیدهای Ctrl+H را فشار دهید. کادر محاوره‌ای Find and Replace پدیدار می‌شود. در کادر اول (Find what) کلمه یا عبارتی را که می‌خواهید تغییر پیدا کند، تایپ یا کپی کنید. در کادر دوم (Replace with) کلمه یا عبارت جایگزین شونده را تایپ یا کپی کنید. همان‌گونه که در شکل 17 می‌بینید در متن تایپ شده شکل 11 کلمه «صحیح» را با کلمه «درست» جایگزین کنید.

همان‌گونه که در شکل 17 می‌بینید از زبانه Find نیز می‌توانید برای یافتن کلمات یا عبارات استفاده کنید. می‌توان از زبانه Go To نیز برای رفتن به شماره صفحه خاصی استفاده کرد.

7- ستون‌بندی متن

می‌توان متن را به‌صورت چندستونه (مثلاً برای نشریات) تنظیم کرد (از زبانهٔ Layout گزینۀ Columns).

حال صفحه سوم خود را به‌صورت دو ستونی تایپ کنید. نتیجه کار شما باید شبیه شکل 18 باشد.

8- تنظیمات چاپ

حال باید صفحات تایپ شده را برای ویرایش به ویراستار تحویل دهید. برای انجام این کار باید صفحات تایپ شده را روی کاغذ چاپ کنید. قبل از چاپ سند، می‌توان پیش‌نمایش آن را مشاهده کرد تا از تنظیمات صفحه مطمئن شد (Print Preview). برای مشاهده پیش‌نمایش و چاپ Ctrl+P را فشار دهید. شکل 19 پدیدار می‌شود. در سمت راست این شکل پیش‌نمایش چاپ را می‌بینید تا بتوانید قبل از چاپ از تنظیمات خود مطمئن شوید. به روش دیگر، می‌توانید از زبانۀ File، گزینۀ Print را انتخاب کنید.

9- سرصفحه (Header)، پاصفحه (Footer)

حال وقت آن است که صفحات شما سرصفحه، پاصفحه و شماره صفحه داشته باشند. این قسمت بیشتر برای صفحه‌آرایی کاربرد دارد. در اینجا فقط با گزینه‌های مربوطه آشنا می‌شوید و در نهایت در بخش صفحه‌آرایی آن‌ها را به‌کار می‌برید.

سرصفحه قسمتی از سند است که در حاشیۀ بالای تمامی صفحات سند تکرار می شود. همچنین پاصفحه، آن قسمتی از سند است که در حاشیه پایین سند ظاهر و در تمامی صفحات تکرار می شود. سرصفحه ها و پاصفحه ها، اغلب حاوی اطلاعاتی مانند شماره صفحه، تاریخ، نام نویسنده و پاورقی هستند که می توانند به سازمان دهی بهتر اسناد کمک و خواندن آنها را آسان تر کنند. برای ایجاد سرصفحه و پاصفحه از گزینه های موجود درگروه Header & Footer از زبانۀ Insert استفاده می‌شود (شکل 20).

از زبانۀ Insert و از قسمت Header & Footer، روی یکی از گزینه‌های Header یا Footer کلیک و یکی از فرمت‌ها را انتخاب کنید. سرصفحه یا پا صفحۀ انتخاب‌شده، باز می‌شود و زبانۀ Design نیز در انتهای سمت راست نوار ریبون اضافه می‌شود. اطلاعات دلخواه را در محل سرصفحه یا پاصفحه درج کنید. با دابل کلیک در خارج از ناحیه سرصفحه یا پاصفحه یا فشردن کلید ESC به متن سند بازگردید.

10- شماره‌گذاری صفحه (Page Number)

در شماره‌گذاری‌ها از قالب‌های عددی و حروف استفاده می‌شود و می‌توان متناسب با نیاز کاربران آن‌ها را سفارشی کرد. شماره صفحات معمولاً در سرصفحه، پاصفحه یا حاشیه‌های کناری قرار می‌گیرند.

برای شماره‌گذاری سند در زبانۀ Insert، روی دکمه Page Number کلیک کنید. باید یکی از گزینه‌های بالای صفحه، پایین صفحه، حاشیه صفحه، مکان جاری (محلی که مکان‌نما قرار دارد) را برای درج شماره صفحه انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از قالب‌های شماره‌گذاری، یکی از مدل‌ها را انتخاب کنید (شکل 21).

11- کادربندی پاراگراف، صفحه و هاشور

برای کادربندی یک خط یا پاراگراف، کادربندی صفحات و هاشور زدن، از دکمه Border در گروه Paragraph از زبانۀ Home استفاده می‌شود. با انتخاب Borders and Shading پنجرۀ Borders and Shading باز می‌شود که سه زبانه با نام‌های Page Border، Borders و Shading دارد.

از زبانۀ Borders، برای کادربندی یک خط یا پاراگراف استفاده می‌شود. از زبانه Page Border، برای کادربندی صفحات حتی به‌صورت هنری نیز استفاده می‌شود. زبانۀ Shading هم برای هاشور زدن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد (شکل 22).

12- شمارش کلمات

فرض کنید قرار است هزینه تایپ خود را به ازای هر کلمه تایپ شده دریافت کنید. چطور می‌توانید این هزینه را محاسبه کنید. برای انجام این کار، از روش‌های متعددی می‌توان استفاده کرد که این روش‌ها عبارت‌اند از:

روش 1: مشاهده سریع در نوار وضعیت: در پایین صفحه نوار وضعیت (Status Bar)، تعداد کلمات سند به‌صورت خودکار نمایش داده می‌شود (شکل 23).

برای نمایش جزئیات بیشتر، روی عدد Word Count کلیک کنید.

روش 2: استفاده از ابزار Word Count در زبانه Review: به زبانه Review بروید. روی Word Count کلیک کنید. کادر محاوره‌ای باز می‌شود که شامل این اطلاعات است:

- تعداد صفحات (Pages)
- تعداد کلمات (Words)
- تعداد کاراکترها با فاصله و بدون فاصله (Characters with/without spaces)
- تعداد پاراگراف‌ها (Paragraphs)
- تعداد خطوط (Lines)

نحوه شمارش کلمات در یک بخش خاص از متن

1- متن موردنظر را انتخاب کنید.
2- به زبانه Review بروید و روی Word Count کلیک کنید.
3- در کادر محاوره‌ای باز شده، فقط تعداد کلمات انتخاب شده نمایش داده می‌شود.

13- نشانک (Bookmark) در Microsoft Word

نشانک در Microsoft Word یک ویژگی است که به کاربران اجازه می‌دهد مکان خاصی در سند را علامت‌گذاری کنند تا بتوانند به‌سرعت به آن بازگردند. این ابزار برای مدیریت اسناد طولانی و ارجاع آسان به بخش‌های مهم سند بسیار مفید است.

برای ایجاد نشانک در Word، مکان موردنظر در سند را انتخاب کنید. به زبانه Insert بروید. روی Bookmark کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای بازشده، نامی برای آن انتخاب کنید (نام با فاصله نباشد). روی Add کلیک کنید.

برای رفتن به یک Bookmark، به زبانه Insert بروید. روی Bookmark کلیک کنید. از لیست، نام نشانک موردنظر را انتخاب کنید. روی Go To کلیک کنید تا به آن نقطه در سند منتقل شوید.

برای حذف یک Bookmark، به زبانه Insert بروید و Bookmark را انتخاب کنید. از لیست، نشانک موردنظر را انتخاب کنید سپس روی Delete کلیک کنید.

14- طراحی زمینه با Watermark

به متن یا تصاویر شفاف و کم‌رنگی که در زمینۀ صفحه، نمایش داده می‌شود، Watermark گفته می‌شود.

برای طراحی آن باید از دکمه Watermark در گروه Page Background از زبانه Design، استفاده کنید (شکل 24).

با انتخاب دکمۀ Watermark پنجره‌ای برای انتخاب نوع نوشتۀ داخل صفحه به‌صورت مورب یا افقی نمایش داده می‌شود. پس از انتخاب نوع نوشته، از قسمت Custom Watermark وارد پنجره‌ای شوید و مراحل نوشتن متن، اندازه و رنگ را انجام دهید یا تصویری را انتخاب کنید (شکل 25). حال شکلی مطابق شکل 26 ایجاد کنید.

کار با جداول

1- ایجاد جدول

حال فرض کنید به یک جدول در دست‌نویس رسیده‌اید. این جدول را چگونه در Word وارد می‌کنید؟ برای انجام این کار، از زبانه Insert، روی فلش بازشوی Table کلیک کنید (شکل 27). تعداد سطر و ستون جدول را می‌توانید از منوی بازشو انتخاب کنید.

حالا جدول موجود در شکل 28 را با استفاده از این امکان رسم کنید.

2- ادغام و تقسیم سلول‌ها

دو مورد از کارهایی که به‌طور معمول در کار با جدول‌ها در Word انجام می‌شوند، ادغام و تقسیم سلول‌ها هستند. برای ادغام سلول‌ها، سلول‌های موردنظر را انتخاب و سپس روی گزینۀ Merge Cells در زبانۀ Layout کلیک کنید یا پس از انتخاب سلول‌های موردنظر، کلیک راست کنید و گزینۀ Merge Cells را انتخاب کنید (شکل 29).

برای تقسیم یک سلول به چند بخش، باید روی سلول کلیک راست و گزینۀ Split Cells را انتخاب کنید (شکل 29).

3- پیش‌نمایش و چاپ جدول

اگر بخواهید فقط جدول چاپ شود ابتدا باید جدول را انتخاب کرده و از منوی File دستور Print را کلیک کنید، سپس از قسمت Print All Pages گزینۀ Print Selection را انتخاب کنید.

خطوط و حاشیه‌ها

با استفاده از گزینۀ Borders می‌توان به پاراگراف، حاشیه اضافه کرد و یا خطوطی را زیر آن قرار داد؛ مثلاً فرض کنید بخشی از متنی که تایپ می‌کنید یک «نکته» است که می‌خواهید آن را از متن اصلی جدا کنید.

برای انجام این کار بهتر است فونت آن قسمت متن را تغییر دهید به‌گونه‌ای که متفاوت از متن اصلی باشد. همچنین بهتر است این متن مقداری تورفتگی داشته باشد.

درج گرافیک

حال که درج تصویر را یاد گرفته‌اید، بهتر است با گزینه‌ها و تنظیمات مختلف مربوطه در این زمینه بیشتر آشنا شوید. برای درج تصویر یا هر نوع گرافیکی، باید روی دکمه Pictures در گروه Illustrations از زبانه Insert کلیک کنید. پس از کلیک کردن این دکمه، گزینه‌های مختلفی در اختیار شما قرار می‌گیرد، از جمله Strock Images ،This Device و Online Pictures، همان‌گونه که در شکل 33 نشان داده شده است.

تصویر موردنظر خود را انتخاب و سپس روی دکمۀ Insert کلیک کنید.

ویرایش گرافیک

برای ویرایش گرافیک، ابتدا باید روی آن کلیک کنید تا انتخاب شود. از ابزارهای مختلفی می‌توان برای ویرایش گرافیک (تصویر) استفاده کرد، از جمله:

1- انتخاب تصویر: باید روی تصویر کلیک و آن را انتخاب کنید.

2- استفاده از ابزارهای تصویر

- پس از انتخاب تصویر، زبانه Picture Format در ریبون ظاهر می‌شود.
- از زبانه Picture Format می‌توان کارهایی مانند تغییر اندازه، برش، چرخش و قرار دادن تصویر در پس‌زمینه را انجام داد.

3- تنظیمات بیشتر

- برای تغییر رنگ، جلوه‌ها یا مرزهای تصویر، گزینه‌های مختلفی در زبانه Picture Format وجود دارد.
- می‌توان از گزینۀ Picture Styles برای انتخاب سبک‌های مختلف استفاده کرد.

4- اضافه کردن متن: برای اینکه بتوان متنی را روی تصویر قرار داد، باید از گزینۀ Text Box از زبانه Insert استفاده کرد. البته این روش چندان توصیه نمی‌شود. برای اینکه کار شما زیباتر به نتیجه برسد و مشکلی در جابه‌جایی فایل نداشته باشید، بهتر است توضیحات حاشیه‌ای تصویر را در نرم‌افزارهای دیگری نظیر Visio یا Photoshop انجام دهید.

درج شکل‌ها

برای درج شکل، ابتدا باید مکان موردنظر در سند را انتخاب کنید. سپس، روی دکمه Shapes در گروه Illustrations از زبانه Insert کلیک کنید.

با انجام این کار، تصاویر متنوعی در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید از آن‌ها بر طبق نیاز خود استفاده کنید (شکل 34).

پس از انتخاب یکی از اشکال، می‌توانید با درگ کردن (کشیدن ماوس) آن را روی صفحه ترسیم کنید. حال زبانه Shape Format به ریبون اضافه می‌شود. می‌توانید از این زبانه برای اضافه کردن متن، رنگ‌آمیزی و... در شکل استفاده کنید (شکل 35).

درج WordArt

WordArt یک ویژگی گرافیکی است که به کاربران اجازه می‌دهد متون تزیینی و دارای سبک را با جلوه‌های ویژه مانند سایه، برجستگی، چرخش، تغییر شکل و گرادیان ایجاد کنند. این ابزار برای طراحی تیترهای جذاب، لوگوهای متنی و برجسته‌سازی بخش‌های مهم اسناد استفاده می‌شود. برای استفاده از WordArt به زبانه Insert بروید و از گروه Text روی WordArt کلیک کنید. یک سبک موردنظر را انتخاب و متن خود را وارد کنید (شکل 36).

حال می‌توانید از زبانه Shape Format برای تنظیم جلوه‌ها و سبک‌های بیشتر و ویرایش WordArt استفاده کنید.

ابزارهای بازبینی و ویرایش

فرض کنید فایل متن تایپ شده را به نویسنده یا ویراستار داده‌اید تا اصلاحاتی روی این فایل انجام دهد. با استفاده از ابزارهای بازبینی و ویرایش می‌توانید متن خود را به‌طور مؤثری ویرایش و بررسی کنید. برای انجام این کار، موارد متعددی وجود دارد که می‌توانید استفاده کنید.

1- Track Changes (ردیابی تغییرات)

با انتخاب این ابزار می‌توانید تغییرات ایجاد شده در متن را مشاهده و مدیریت کنید، به عبارت دیگر با فعال‌سازی این گزینه، تمامی تغییرات در متن ردیابی می‌شود. برای فعال‌سازی این ویژگی، باید از زبانه Review دکمۀ Track Changes را انتخاب کنید. هنگام ویرایش، تغییرات به‌صورت زیرخط‌دار (برای موارد حذف شده) و رنگی (برای موارد اضافه شده) نمایش داده می‌شود. می‌توانید با کلیک راست روی تغییرات، آن‌ها را قبول یا رد کنید (شکل 37).

2- Comments (نظرات)

فرض کنید کلمه‌ای از دست‌نویس را متوجه نشده‌اید. می‌توانید نظرات و یادداشت‌هایی را به متن اضافه کنید تا نویسنده آن موارد را بررسی کند. برای اضافه کردن نظر یا نظرات، باید متن موردنظر را انتخاب و سپس به زبانه Review بروید و روی New Comment کلیک کنید. نظرات در حاشیه متن نمایش داده می‌شوند و می‌توان به آن‌ها پاسخ داد.

3- Compare (مقایسه)

حال فرض کنید دو نسخه مختلف از یک فایل به شما داده شده است و می‌خواهید ببینید که چه تغییراتی در فایل جدید صورت گرفته است. با استفاده از این ابزار می‌توانید دو نسخه از یک سند را با هم مقایسه کنید. برای انجام این کار، به زبانه Review بروید و دکمۀ Compare را انتخاب کنید. از منوی بازشو، گزینه ...Compare را انتخاب کنید. طبق شکل 38 نسخه‌های اصلی و ویرایش شده را انتخاب کنید تا تغییرات به شما نشان داده شود.

4- Accept/Reject Changes (قبول/ رد تغییرات)

پس از بررسی تغییرات، می‌توانید آن‌ها را قبول یا رد کنید. برای انجام این کار، به زبانه Review بروید و از دکمه‌های Accept و Reject برای مدیریت تغییرات استفاده کنید.

5- Spelling & Grammar (املا و دستور زبان)

تایپ کردن به ویژه در مورد کلمات انگلیسی، ممکن است کلماتی را اشتباه تایپ کنید. Word این امکان را دارد که موارد اشتباه تایپ شده و درست آن‌ها را به شما نشان دهد تا متن خود را قبل از تحویل به نویسنده آن اصلاح کنید. با استفاده از این امکانات می‌توانید به‌طور خودکار املای کلمات و دستور زبان را بررسی کنید. کلمات اشتباه تایپ شده به‌صورت زیرخط‌دار در متن نمایش داده می‌شوند. برای بررسی، روی کلمۀ زیرخط دار کلیک و سپس پیشنهادها را مشاهده کنید.

استفاده از ویژگی‌های پیشرفته سند

1- Styles (سبک‌ها)

استفاده از سبک‌ها این امکان را به‌وجود می‌آورد تا متون را به‌راحتی قالب‌بندی کنید تا ظاهر یکنواختی ایجاد شود. برای استفاده از سبک‌ها، به زبانه Home بروید و از گروه Styles سبک‌های مختلف را امتحان کنید. می‌توانید سبک‌های پیش‌فرض را تغییر دهید یا سبک‌های جدید ایجاد کنید. ایجاد دقیق سبک‌ها در بخش صفحه‌آرایی به‌طور مفصل بیان می‌شود.

2- لینک‌ها

با افزودن لینک‌ها، می‌توان به منابع خارجی یا بخش‌های دیگر سند، ارجاع داد. برای ایجاد لینک، باید متنی را انتخاب کنید و سپس به زبانه Insert بروید و روی دکمۀ Link کلیک کنید. باید آدرس URL یا مکان داخلی سند را وارد کنید (شکل 39).

3- SmartArt و Charts

نمودارها ابزاری هستند که به کاربران امکان می‌دهند داده‌ها را به‌صورت بصری و گرافیکی نمایش دهند. این قابلیت برای ایجاد نمودارهای حرفه‌ای و تحلیل داده‌ها در اسناد، گزارش‌ها و ارائه‌ها بسیار مفید است. برای درج نمودار (Chart) در Word، به زبانه Insert بروید. روی Chart کلیک کنید. یک نوع نمودار مناسب را از میان گزینه‌های موجود مانند ستونی (Column)، خطی (Line)، دایره‌ای (Pie)، میله‌ای (Bar)، پراکندگی (Scatter) و غیره انتخاب کنید. پس از انتخاب، یک جدول داده در Excel باز می‌شود که می‌توانید مقادیر موردنظر را در آن وارد کنید. بعد از ورود داده‌ها، نمودار در سند Word نمایش داده می‌شود. از زبانه Chart Design می‌توانید سبک، رنگ و تنظیمات نمودار را تغییر دهید.

SmartArt نیز یک ابزار گرافیکی است که به کاربران امکان می‌دهد نمودارها، فلوچارت‌ها و نمایش‌های بصری از اطلاعات را به‌صورت حرفه‌ای و ساختارمند ایجاد کنند. این ویژگی برای سازمان‌دهی داده‌ها، نمایش سلسله مراتب، فرایندها، ارتباطات و روابط بین عناصر مختلف در یک سند استفاده می‌شود. برای استفاده از SmartArt در Word به زبانه Insert بروید. روی SmartArt کلیک کنید. از میان دسته‌بندی‌های مختلف (مانند فرایند، سلسله مراتب، چرخه، ماتریس، هرم و...) یکی را انتخاب کنید. پس از انتخاب، متن موردنظر را در قسمت‌های تعیین شده وارد کنید. از زبانه SmartArt Design برای تغییر رنگ‌ها، سبک‌ها و تنظیمات بیشتر استفاده کنید.

4- ابزارهای همکاری (Collaboration Tools)

ابزارهای همکاری مجموعه‌ای از ابزارهاست که به کاربران اجازه می‌دهند به‌صورت هم‌زمان روی یک سند کار کنند، تغییرات را پیگیری کنند و بازخورد ارائه دهند. این ابزارها برای کار تیمی، ویرایش گروهی و بررسی مستندات در محیط‌های حرفه‌ای و آموزشی بسیار مفید هستند.

5- نظرات و حاشیه‌نویسی‌ها (Comments and Annotations)

این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد که بازخورد، پیشنهادها یا یادداشت‌هایی را درون سند اضافه کنند، بدون اینکه متن اصلی تغییر کند. این قابلیت برای بررسی اسناد، همکاری گروهی و ویرایش محتوا بسیار مفید است.

برای افزودن یک نظر، متن موردنظر را انتخاب کنید. سپس به زبانه Review بروید و روی New Comment کلیک کنید. نظر خود را تایپ کنید و دکمه Enter را بزنید.

امکاناتی که در نظرات دارید عبارت‌اند از:

• ویرایش یا حذف نظر با کلیک راست روی آن و انتخاب گزینه‌های مربوطه.
• پاسخ دادن به نظر برای ایجاد بحث و پیگیری تغییرات.
• نشانه‌گذاری برای مدیریت بازخوردها به‌عنوان نظری که مشکل آن حل شده است. (Resolve Comment)

برای نمایش و مدیریت نظرات، از زبانه Review گزینه Show Comments را فعال کنید. برای جابه‌جایی بین نظرات از Next و Previous Comment استفاده کنید.برای حذف همه نظرات از گزینه Delete All Comments استفاده کنید.

برای حذف یا مخفی کردن نظرات، روی آن کلیک راست کنید و Delete Comment را انتخاب کنید.

همچنین، برای مخفی کردن نظرات از گزینه No Markup در زبانه Review استفاده کنید.

6- استفاده از Ink Annotations یا حاشیه‌نویسی جوهری

در نسخه لمسی Word (مانند تبلت‌ها)، می‌توانید از ابزار ترسیم (Draw) برای نوشتن یادداشت‌های دست‌نویس و نشانه‌گذاری استفاده کنید.

7- بازرسی سند (Document Inspector)

Document Inspector ابزاری است که به کاربران کمک می‌کند اطلاعات پنهان و داده‌های حساس را از اسناد حذف کنند. این ویژگی برای حفظ حریم خصوصی، امنیت اطلاعات و آماده‌سازی اسناد برای به اشتراک‌گذاری یا انتشار عمومی بسیار مفید است.

برای بررسی و حذف داده‌های پنهان از سند، به زبانه File بروید. سند Word را باز کنید. روی Info کلیک کنید. گزینه Check for Issues را انتخاب کنید. روی Inspect Document کلیک کنید. در پنجره بازشده، گزینه‌های موردنظر را انتخاب کنید و روی Inspect کلیک کنید. پس از بررسی، موارد حساس را حذف کنید.

ادغام پستی (Mail Merge)

ادغام پستی ابزار مفیدی هست که به کاربران این امکان را می‌دهد نامه‌هایی با متن یکسان و ثابت و مشخصات گیرندگان متفاوت را فقط یک‌بار تایپ کنند. اگر مشخصات گیرندگان نامه (شامل نام، نام‌خانوادگی، نام پدر، کد ملی و...) را در یک لیست یا فایل Excel ایجاد و در یک سند هم متن نامه مشترک را بنویسید، Word 2024 با استفاده از این ابزار (ادغام پستی)، این دو فایل را با یکدیگر ادغام و نامه‌هایی با مشخصات گیرندگان مختلف ایجاد می‌کند که کاربران می‌توانند آن‌ها را یکی‌یکی چاپ کنند. این قابلیت معمولاً برای ارسال نامه‌های شخصی‌سازی شده، فاکتورها، دعوت‌نامه‌ها، ایمیل‌های گروهی و چاپ برچسب‌های پستی استفاده می‌شود.

قرار است دعوت‌نامه‌ای برای والدین همه هنرجویان بفرستید و برای آن‌ها پست کنید. برای انجام این کار به این ترتیب عمل کنید:

- از زبانه Mailing و از قسمت Start Mail Merge، روی لیست کشویی Start Mail Merge کلیک کنید (شکل 40).

- روی گزینۀ Step-By-Step Mail Merge Wizard کلیک کنید (شکل 41).

- پنل Mail Merge در سمت راست صفحه، نمایش داده می‌شود. برای ایجاد نامه‌های ادغام شده باید چندین مرحله را طی کنید.

الف) از پنل Mail Merge (در سمت راست صفحه) نوع سندی را که باید ایجاد کنید، انتخاب کنید (شکل 42).

به عنوان نمونه، Letters را انتخاب و سپس از قسمت پایین پنل روی Next کلیک کنید.

ب) در این مرحله باید نامۀ فرم را انتخاب و سپس روی دکمه Next کلیک کنید (شکل 43).

برای برگشت به گام قبلی می‌توانید از گزینۀ Previous استفاده کنید (شکل 44).

پ) در این مرحله باید لیست مشخصات گیرندگان نامه را مشخص کنید تا Word 2024 بتواند هر آدرس را به‌طور خودکار در سند قرار دهد. این لیست می‌تواند به‌صورت یک فایل از قبل ایجاد شده باشد و یا در لحظه، توسط شما ایجاد شود. برای استفاده از لیست موجود، گزینه Use an exsisting list را انتخاب و روی Browse کلیک کنید (شکل 45).

پس از انتخاب فایل موردنظر از گزینۀ Browse و فشردن دکمهٔ Open، کادر محاوره‌ای Mail Merge Recipients ظاهر می‌شود که می‌توانید لیست کامل گیرندگان را در آن مشاهده کنید (شکل 46).

در این قسمت دریافت‌کنندگان یا گیرندگان نامه را فعال کنید. عملیاتی را که در این کادر محاوره‌ای می‌‌توان انجام داد، مشخص کنید. پس از نهایی کردن لیست گیرندگان، روی دکمهٔ OK کلیک (شکل 47) و سپس در گام بعدی، روی دکمۀ Next کلیک کنید.

ت) در این مرحله عملیات ادغام نامه و مشخصات گیرندگان انجام می‌شود. هنگام چاپ، هر نسخه از نامه دارای متن یکسان و داده‌های گیرنده (نام، نام خانوادگی، نام پدر و کدملی) متفاوت خواهد بود. برای جای‌گذاری فیلدهای مشخصات گیرندگان در سند، باید محل فیلد توسط شما مشخص شود. برای این کار، مکان‌نما را در محلی از سند جاری که قرار است فیلد مشخصات اضافه شود قرار دهید و سپس گزینه More items را انتخاب کنید (شکل 48). با انتخاب فیلد موردنظر از کادر محاوره‌ای Insert Merge Field و فشردن کلید Insert، فیلد ادغامی در سند جاری در داخل علامت‌های « » ظاهر می‌شود (شکل 49). پس از اضافه شدن فیلد، کلید Close را انتخاب کنید.

پس از جای گذاری تمامی فیلدهای مشخصات گیرندگان در سند، روی گزینه Next کلیک کنید و به مرحله بعد بروید.

ث) در این مرحله، برای اطمینان از اینکه اطلاعات لیست گیرندگان به درستی در نامه نمایش داده شده باشد، پیش‌نمایش نامه جاری روی صفحه دیده می‌شود. برای دیدن بقیه نامه‌های ادغام شده، می‌توانید از دکمه‌های  و  استفاده و اصلاحات لازم را انجام دهید. برای رفتن به مرحله بعد نیز روی کلید Next کلیک کنید (شکل 50).

ج) در آخرین مرحله از ایجاد نامه‌های ادغام شده، با انتخاب گزینۀ Print، نامه‌ها را چاپ کنید (شکل 51).

ایجاد برچسب و پاکت‌نامه در Microsoft Word

حالا که نامه‌های شما آماده است، وقت آن است که پاکت‌نامه‌ها را هم آماده کنید و نامه‌ها را برای ارسال در پاکت‌ها قرار دهید. Microsoft Word قابلیت ایجاد و چاپ برچسب‌های (Labels) پستی و پاکت‌های نامه (Envelopes) را برای ارسال مکاتبات رسمی، تبلیغاتی و شخصی را فراهم می‌کند. این ویژگی به شما کمک می‌کند که برچسب‌های آدرس، نام، بارکد یا اطلاعات دیگر را طراحی و چاپ کنید.

برای انجام این کار، در زبانه Mailings روی گزینه Labels کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای بازشده، در بخش Address، متن موردنظر خود را تایپ کنید (مانند نام و آدرس). روی Options کلیک کنید و مشخصات برچسب (اندازه، عنوان فرستنده) را تنظیم کنید. در صورت نیاز، گزینه Full Page of the Same Label را انتخاب کنید. روی New Document کلیک کنید تا برچسب‌ها در قالب یک سند نمایش داده شوند.

تغییرات لازم را اعمال کنید و سپس چاپ (Print) بگیرید.

برای ایجاد و چاپ پاکت‌نامه، به زبانه Mailings بروید. روی Envelopes کلیک کنید. در قسمت Delivery Address، اطلاعات گیرنده را تایپ کنید. در قسمت Return Address، در صورت نیاز آدرس خود را وارد کنید. برای تعیین ابعاد پاکت، روی Options کلیک کنید. تنظیمات مربوط به چاپگر (Printer Options) را بررسی کنید. روی Add to Document کلیک کنید تا پاکت در قالب یک سند جدید ظاهر شود. پس از بررسی، روی Print کلیک کنید.

تایپ خودکار گفتار

1- فعال‌‌سازی تایپ خودکار گفتار

- دسترسی به ابزار: برای فعال‌سازی این ویژگی، باید در زبانه «Home» روی گزینۀ «Dictate» یا «تایپ خودکار گفتار» کلیک کنید (شکل 52).

- اجازه به میکروفون: اگر برای اولین بار از این ویژگی استفاده می‌شود، ممکن است نیاز باشد به Word اجازه داد که به میکروفون دسترسی داشته باشد.

2- استفاده از تایپ خودکار گفتار

- شروع به صحبت: پس از فعال‌سازی، روی دکمۀ «Dictate» کلیک و شروع به صحبت کنید. متن به‌طور خودکار در سند ظاهر می‌شود.

- پانل ویرایش: می‌توانید از دستورات صوتی برای ویرایش متن، اضافه کردن علامت‌گذاری و تغییرات استفاده کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید برای اضافه کردن یک نقطه، بگویید: «نقطه».

3- ویژگی‌های اضافی

- زبان‌های مختلف: این ویژگی معمولاً از چندین زبان و گویش پشتیبانی می‌کند. می‌توانید زبان موردنظر را از بخش تنظیمات انتخاب کنید.

- شناسایی دقیق صدا: از فناوری‌های پیشرفتۀ شناسایی صدا برای افزایش دقت و کاهش اشتباهات استفاده می‌شود.

4- نکات و توصیه‌ها

- گفتار واضح: برای بهبود دقت، باید سعی کنید به وضوح صحبت و از جملات کوتاه استفاده کنید.

- استفاده از میکروفون مناسب: استفاده از میکروفون باکیفیت می‌تواند به دقت شناسایی کمک کند.

هوش مصنوعی

برای فعال‌سازی گزینه‌های هوش مصنوعی این مراحل را دنبال کنید:

1- به‌روزرسانی نرم‌افزار

اطمینان حاصل کنید که نسخه Word شما به‌روز است. برای این کار به منوی File بروید، سپس Account را انتخاب کنید و روی گزینه Update Options کلیک کنید.

2- ورود به حساب کاربری

برای دسترسی به ویژگی‌های هوش مصنوعی، باید با حساب مایکروسافت خود وارد شوید. به منوی File بروید و گزینه Sign in را انتخاب کنید.

3- تنظیمات خاص

در زبانه Home روی گزینه Add-ins بروید و بررسی کنید آیا گزینه‌های مربوط به هوش مصنوعی فعال هستند یا خیر؟ (شکل 53).

4- استفاده از دستیار هوش مصنوعی

پس از فعال‌سازی، می‌توانید از دستیار هوش مصنوعی برای تولید متن یا پیشنهادهای نوشتاری استفاده کنید.

برخی از ویژگی‌های هوش مصنوعی در Word 2024 عبارت‌اند از:

1- تولید متن هوشمند: با استفاده از هوش مصنوعی، Word می‌تواند پیشنهادهای متنی براساس محتوای شما ارائه دهد یا حتی متن‌های جدید ایجاد کند.

2- ویرایش و اصلاح خودکار: هوش مصنوعی قابلیت شناسایی خطاهای گرامری و املایی را دارد و می‌تواند به بهبود نگارش کمک کند.

3- خلاصه‌سازی محتوا: این ویژگی می‌تواند متون طولانی را به خلاصه‌های کوتاه تبدیل کند که برای خواندن سریع‌تر مفید است.

4- تحلیل و یادگیری از داده‌ها در Word: می‌توانید داده‌ها را تحلیل و اطلاعات مفیدی از آن‌ها استخراج کنید.

5- دستیار شخصی: با استفاده از دستیار هوش مصنوعی، می‌توانید سؤالات خود را بپرسید و پیشنهادهای فوری دریافت کنید.