درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

درس اول

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با ابزارهای پیشرفته

هدف‌های رفتاری

- روش ایجاد فهرست مطالب
- به‌روزرسانی فهرست مطالب
- حذف فهرست مطالب
- روش ایجاد پیوند به یک فایل در داخل کامپیوتر
- روش ایجاد پیوند به یک پست الکترونیک

مقدمه

هنگام کار برروی سندی که صفحات زیادی دارد، مانند یک پایان‌نامه دانشگاهی یا یک کتاب، به یادآوردن اینکه کدام مطلب در چه صفحه‌ای نوشته شده، دشوار است. فهرست مطالب یا جدول مندرجات، سازماندهی و پیمایش سند را آسان کرده و عناوین مطالب سند را، به همراه شماره صفحه‌ای که آن مطلب شروع می‌شود، لیست می‌کند. جدول مندرجات در ابتدای همین کتاب، یک نمونه از فهرست مطالب ایجاد شده توسط نرم‌افزار Word است.

ایجاد فهرست مطالب (Table of Contents)

1- برای ایجاد فهرست مطالب، ابتدا باید برای عنوان‌هایی که قرار است همراه با شماره صفحه در جدول مندرجات ظاهر شوند، یکی از سبک‌های Heading موجود در پنجره Styles را در نظر بگیرید.

2- مکان‌نما را در محلی که قرار است فهرست مطالب ایجاد گردد، قرار دهید.

3- از سربرگ References و گروه Table of Contents، روی گزینه Table of Contents کلیک کنید. از منوی ظاهر شده، روی یکی از الگوهای فهرست مطالب کلیک کنید.

به‌روزرسانی فهرست مطالب

اگر سند خود را ویرایش یا مطلبی به آن اضافه کردید، باید فهرست مطالب را به‌روزرسانی کنید. برای این کار، فهرست مطالب را انتخاب کرده و روی گزینه به‌روزرسانی جدول (Update Table) در بالای فهرست، کلیک کنید تا کادر گفت‌وگوی Update Table of Content ظاهر شود. برای به‌روزرسانی کل جدول، گزینه Update entire table و برای به‌روزرسانی فقط شماره صفحه، گزینه Update page numbers only را انتخاب کنید.

درج خودکار شماره تصاویر و شکل‌ها (Insert Caption)

برای مراجعه راحت‌تر به تصاویر و شکل‌ها، بهتر است آن‌ها را شماره‌گذاری کرد. اگر شماره‌گذاری را به‌روش دستی انجام داده باشید، با اضافه شدن یک تصویر در میان تصاویر قبلی، مجبور هستید شماره همه تصاویری که بعد از تصویر جدید قرار دارند را، اصلاح کنید. برای جلوگیری از اتلاف وقت و عدم جا افتادن یک شماره تصویر به‌دلیل خطای چشمی، Word قابلیت درج خودکار شماره تصویر (Insert Caption) را در اختیار شما گذاشته است.

برای درج خودکار شماره تصاویر:

1- تصویر را انتخاب کرده و از سربرگ References و گروه Captions بر روی Insert Caption کلیک کنید تا پنجره Caption ظاهر شود.

2- در بخش Lable می‌توانید از میان فهرست موجود، کلمه‌ای که قرار است قبل از شماره تصویر نوشته شود را انتخاب کنید. اگر کلمه موردنظر شما در فهرست وجود نداشت، با انتخاب New Lable، آن را به فهرست اضافه کنید.

3- پس از فشردن دکمه OK و بسته شدن پنجره، یک جعبه متن شامل کلمه انتخابی شما و شماره تصویر، ظاهر می‌شود. می‌توانید داخل آن کلیک کرده و شرح یا توضیحات لازم را در ادامه شماره بنویسید.

4- در ادامه متن، اگر تصویر دیگری درج کرده و با روش بالا، شماره را به آن اضافه کنید، در زیر عکس نوشته می‌شود.

5- چنانچه در میان این دو تصویر، تصویر دیگری اضافه کنید، مشاهده می‌نمایید که شماره تصاویر به‌صورت خودکار اصلاح می‌شوند.

ایجاد فهرست تصاویر و شکل‌ها

واژه‌پرداز Word برای ایجاد سریع و خودکار فهرست تصاویر و شکل‌ها، ویژگی Insert Table of Figures را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای استفاده از این ویژگی، باید شماره‌گذاری تصاویر از روش درج خودکار (Insert Caption) انجام شده باشد.

مراحل ایجاد فهرست تصاویر

1- ابتدا مکان‌نما را در محلی که قرار است فهرست تصاویر ظاهر شود، قرار دهید.

2- از سربرگ References و گروه Captions بر روی گزینه Insert Table of Figures کلیک کنید تا پنجره Table of Figures باز شود.

3- در قسمت Caption Lable، عنوانی که قرار است برای آن فهرست را بسازید، انتخاب کنید.

4- روی دکمه OK کلیک کنید تا پنجره بسته شود و فهرست تصاویر ایجاد شود.

برقراری پیوند (Link)

افزودن لینک‌های پیوندی، دسترسی مستقیم سند به سایت‌های اینترنتی و آدرس‌های پست الکترونیکی را فراهم می‌کند. همچنین با استفاده از پیوند، می‌توانید یک سند یا فایل ذخیره شده بر روی رایانه را، از داخل سند خود باز کنید. پیوندها دارای دو قسمت اساسی هستند: آدرس صفحه وب (URL) و متن نمایشی. به عنوان مثال، آدرس می‌تواند http://www.Roshd.ir و متن نمایشی «دفتر انتشارات و فناوری آموزشی» باشد. وقتی یک پیوند در Word ایجاد می‌کنید، می‌توانید آدرس و متن نمایشی را انتخاب نمایید. Word اغلب هنگام تایپ، آدرس‌های پست الکترونیک و وب را تشخیص می‌دهد و پس از فشار دادن Enter یا فاصله، آن‌ها را به‌طور خودکار به‌صورت پیوند قالب‌بندی می‌کند. در شکل زیر یک آدرس وب را که لینک شده است، مشاهده می‌کنید.

ایجاد پیوند (Hyperlink)

1- متن یا تصویری را که می‌خواهید به عنوان پیوند قالب‌بندی کنید، انتخاب نمایید.

2- از سربرگ Insert و گروه Links، روی گزینه Hyperlink کلیک کنید.

3- کادر گفت‌وگوی Insert Hyperlink ظاهر می‌شود. با استفاده از گزینه‌های سمت چپ، می‌توانید به یک فایل، صفحه وب، آدرس ایمیل، سند یا مکانی در سند جاری، متن یا عکس خود را پیوند دهید.

ویرایش پیوند (Hyperlink)

پس از ایجاد پیوند، با کلیک راست روی آن و انتخاب گزینه Edit Hyperlink می‌توانید پیوند ایجاد شده را ویرایش کنید. همچنین گزینه‌های حذف و باز کردن پیوند هم در این منو قرار دارند.

واژه‌نامه

محتوا	Content
اشکال	Figures
برچسب	Lable
پیوند	Link
ارجاع‌ها	References
جدول مندرجات	Table of Content
کلمه هنری	Word Art

درس دوم

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با ابزارهای پیشرفته

هدف‌های رفتاری

- ادغام پستی
- ایجاد نامه ادغامی به‌روش گام به‌گام
- تنظیم کنترل املایی و خطایابی خودکار (Spelling & Grammar)

ادغام پستی (Mail Merge)

ادغام پستی (Main Merge)، ابزار مفیدی است که به شما امکان می‌دهد نامه‌هایی با متن یکسان و مشخصات گیرندگان متفاوت را، فقط یکبار تایپ کنید. اگر مشخصات گیرندگان نامه (نام، نام خانوادگی، آدرس و...) را در یک لیست یا فایل صفحه گسترده ایجاد نمایید و در یک سند هم متن نامه مشترک را بنویسید، Word با ابزار ادغام پستی، این دو فایل را با یکدیگر ادغام کرده و نامه‌هایی با مشخصات گیرندگان مختلف ایجاد می‌کند که شما می‌توانید آن‌ها را یکی یکی چاپ کنید.

ایجاد نامه ادغام شده به روش گام به‌گام (Step By Step)

1- سند جدیدی ایجاد کرده و متن نامه فرم را در آن بنویسید. (اگر این فایل قبلاً ایجاد شده است، آن را باز کنید).

2- از زبانه Mailings و گروه Start Main Merge، روی لیست بازشوی Start Mail Merge کلیک کنید.

3- روی گزینه Step_By_Step Mail Merge Wizard کلیک کنید.

4- کادر Mail Merge ظاهر می‌شود. شما برای ساخت نامه‌های ادغام شده باید از شش مرحله عبور کنید.

گام‌های زیر روش ادغام نامه‌ها با لیست گیرندگان را نشان می‌دهد:

- گام اول (1 Step): از کادر Mail Merge در سمت راست پنجره Word (شکل زیر)، نوع سندی را که می‌خواهید ایجاد کنید انتخاب نمایید. به عنوان مثال، Letters را انتخاب کرده و سپس بر روی Next کلیک کنید. شرح گزینه‌های این کادر در جدول زیر آمده است.

گزینه	شرح
Letters	فایل مشخصات گیرندگان را با فایل متن ادغام کرده و به صورت نامه برای مخاطبان مختلف ارسال می‌کند.
E-Mail messages	فایل مشخصات گیرندگان را با فایل متن ادغام کرده و به‌صورت پیام الکترونیکی برای مخاطبان مختلف ارسال می‌کند.
Envelops	فایل مشخصات گریندگان را بر روی پاکت‌های پستی چاپ می‌کند.
Lables	فایل مشخصات گیرندگان را به‌صورت برچسب‌های آدرس، چاپ می‌کند.
Directory	از فایل مشخصات گیرندگان یک سند شامل فهرست آدرس‌ها ایجاد می‌کند.

- گام دوم (2 Step): در این مرحله باید نامه فرم را انتخاب کرده و سپس روی دکمه Next کلیک کنید (شکل زیر) شرح گزینه‌های این مرحله در جدول زیر آمده است. (برای برگشت به گام قبلی می‌توانید بر روی Previous کلیک کنید.)

گزینه	شرح
Use the current document	فایل جاری که در شروع کار باز کرده‌اید برای ادغام با فایل مشخصات گیرندگان در نظر گرفته می‌شود.
Start from a template	اگر فایل متن را به‌صورت الگو ذخیره کرده باشید، جهت استفاده از آن، برای ادغام با فایل مشخصات گیرندگان، از گزینه استفاده کنید.
Start from existing document	اگر فایل متن را قبلاً ایجاد و ذخیره کرده باشید، جهت استفاده از آن، برای ادغام با فایل مشخصات گیرندگان، از این گزینه استفاده کنید.

- گام سوم (3 Step): در این مرحله باید لیست مشخصات گیرندگان را مشخص کنید تا Word بتواند هر آدرس را به‌طور خودکار در سند قرار دهد. این لیست می‌تواند به‌صورت یک فایل از قبل ایجاد شده باشد و یا در لحظه، توسط شما ایجاد شود. برای استفاده از لیست موجود، گزینه Use an exsisting list را انتخاب و روی Browse کلیک کنید (شکل زیر). شرح سایر گزینه‌ها در جدول زیر موجود است.

گزینه	شرح
Use an exsisting list	اگر فایل مشخصات گیرندگان را قبلاً ایجاد و ذخیره کرده باشید، جهت استفاده از آن، برای ادغام با فایل متن، از این گزینه استفاده کنید.
Select from Outlook contacts	با استفاده از این گزینه، می‌توانید فایل مشخصات گیرندگان را از کتابچه آدرس Outlook انتخاب کنید.
Type a new list	با استفاده از این گزینه، می‌توانید فایل مشخصات گیرندگان را ایجاد کنید.

پس از انتخاب فایل موردنظر و فشردن دکمهٔ Open (شکل اول)، کادر محاوره‌ای Mail Merge Recipients ظاهر می‌شود که لیست کامل گیرندگان را در آن مشاهده می‌کنید (شکل دوم). دریافت‌کنندگان نامه را فعال کنید. عملیاتی که در این کادر محاوره‌ای می‌توانید انجام دهید در شکل مشخص شده‌اند (شکل دوم). پس از نهایی کردن لیست گیرندگان، بر روی دکمهٔ OK کلیک کرده و سپس از گام سوم، Next را انتخاب کنید.

- گام چهارم (4 Step): در این مرحله عملیات ادغام نامه و مشخصات گیرندگان انجام می‌شود. هنگام چاپ، هر نسخه از نامه دارای متن یکسان و داده‌های گیرنده (نام، آدرس و...) متفاوت خواهد بود. برای جایگذاری فیلدهای مشخصات گیرندگان در سند، باید محل فیلد توسط شما مشخص شود. برای این کار، مکان‌نما را در محلی از سند جاری که قرار است فیلد مشخصات اضافه شود قرار دهید و سپس گزینه More items را انتخاب کنید (شکل سمت راست). با انتخاب فیلد موردنظر از کادر محاوره‌ای Insert Merge Field و فشردن کلید Insert (شکل سمت چپ) فیلد ادغامی در سند جاری در داخل علامت‌های « » ظاهر می‌شود. پس از اضافه شدن فیلد، کلید Close را انتخاب کنید (شکل بعد از دو شکل)

پس از جای‌گذاری تمامی فیلدهای مشخصات گیرندگان در سند، بر روی گزینه Next کلیک کرده و به مرحله بعد بروید.

- گام پنجم (5 Step): در این مرحله، برای اطمینان از اینکه اطلاعات لیست گیرندگان به درستی در نامه نشان داده شده است، پیش نمایش نامه جاری بر روی صفحه دیده می‌شود. برای دیدن بقیه نامه‌های ادغام شده، می‌توانید از دکمه‌های  و  استفاده کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید. برای رفتن به مرحله بعد بر روی کلید Next کلیک کنید

- گام ششم (6 Step): در آخرین مرحله از ایجاد نامه‌های ادغام شده، می‌توانید با انتخاب گزینه Print، نامه‌ها را چاپ کنید.

تنظیم کنترل املایی و خطایابی خودکار (Spelling & Grammar)

واژه پرداز Word با داشتن قابلیت کنترل خطاهای املایی و دستوری در هنگام تایپ، به شما برای ایجاد اسناد حرفه‌ای و بدون غلط کمک می‌کند. این برنامه زیر لغت‌هایی که غلط املایی دارند خط موج‌دار قرمز و زیر عباراتی که غلط دستوری دارند، خط موج‌دار سبز رسم می‌کند البته این امکانات برای زبان فارسی کاربرد ندارند.

کار با Spelling & Grammar

1- در سربرگ Review، از گروه Proofing روی دستور Spelling & Grammar کلیک کنید.

2- کادر Spelling در سمت راست ظاهر شده و برای هر غلط در سند، واژه‌پرداز Word یک یا چند پیشنهاد برای اصلاح آن ارائه می‌دهد. می‌توانید پیشنهادی را انتخاب کرده و برروی گزینه Change کلیک کنید.

3- پس از پایان عملیات تصحیح، پیامی مبنی‌بر پایان کار ظاهر می‌شود. برروی دکمه OK کلیک کنید.

- اگر Word برای کلمه اشتباه، پیشنهادی نداد، می‌توانید املای صحیح کلمه را به‌صورت دستی تایپ کنید.
- در صورتی‌که مایل باشید، غلط املایی یک‌بار نادیده گرفته شود روی دکمه Ignore Once و برای عدم اصلاح آن در کلیه موارد، روی دکمه Ignore All کلیک کنید. (به عنوان مثال در آزمون دیکته زبان انگلیسی، نیاز به تایپ غلط کلمه هست)
- در صورتی‌که کلمه موردنظر یک اسم خاص باشد، می‌توانید با فشردن دکمه Add آن را به مجموعه لغات برنامه اضافه کنید.

غیرفعال کردن خطایابی خودکار

به‌طور پیش‌فرض، ویژگی خطایابی در Word فعال است اما اگر خطوط قرمز زیر لغات، در حین نوشتن باعث مزاحمت و حواس‌پرتی شما می‌شود، این امکان را دارید که آن را غیرفعال کنید. برای این کار:

1- از منوی File، روی دکمه Options کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Word Options باز شود.

2- از سمت چپ پنجره، گزینه Proofing را انتخاب کنید تا در سمت راست گزینه‌های تصحیح لغات ظاهر شود.

3- گزینه Check spelling as you type قابلیت خطایابی را فعال یا غیرفعال می‌کند.

4- با غیرفعال کردن قابلیت خطایابی، خطوط قرمز دیده نمی‌شوند.

واژه‌نامه

پاکت‌نامه	Envelope
ادغام پستی	Mail Merge
بعدی	Next
قبلی	Previous
گیرندگان	Recipients
گام‌به‌گام	Step by Step
به‌روزرسانی	Update