درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با جدول‌ها

هدف‌های رفتاری

- آشنایی با روش ایجاد جدول
- اضافه کردن سطر و ستون به جدول
- حذف سطر و ستون از جدول
- آشنایی با روش ادغام و تقسیم سلول‌ها
- روش حذف جدول
- قالب‌بندی جدول

مقدمه

از جداول می‌توان برای سازماندهی و فهم بهتر انواع محتواهای عددی و متنی استفاده کرد. در این فصل با نحوه ایجاد جدول و همچنین سفارشی کردن آن با استفاده از سبک‌ها و طرح‌های مختلف آشنا می‌شوید.

ایجاد جدول

جدول شبکه‌ای از سلول‌ها است که به صورت سطر و ستون قرار گرفته‌اند. به ردیف‌های افقی، سطر (Row) و به ردیف‌های عمودی، ستون (Column) گفته می‌شود. از برخورد سطر و ستون، سلول (Cell) به‌وجود می‌آید.

روش‌های ایجاد جدول

برای ایجاد جدول یکی از روش‌های زیر را به کار ببرید:

- استفاده از Insert Table

1- مکان‌نما را در محل درج جدول قرار دهید.

2- در سربرگ Insert روی گزینه Table کلیک کنید.

3- در لیست بازشده، به تعداد سطر و ستون مورد نظر درگ کنید.

4- تعداد سطرها و ستون‌های ایجاد شده، در بالای لیست نمایش داده می‌شود. عدد سمت راست، تعداد سطر (در اینجا 6) عدد سمت چپ، تعداد ستون (در اینجا 4) را نشان می‌دهد.

5- پس از ایجاد جدول، کلید ماوس را رها کنید.

- استفاده از پنجره Table Insert

1- مکان‌نما را در محل درج جدول قرار دهید.

2- در سربرگ Insert روی گزینه Table و سپس Insert Table، کلیک کنید.

3- کادر محاوره‌ای Insert Table باز می‌شود.

4- پس از تعیین تعداد سطر و ستون موردنظر، روی دکمه OK کلیک کنید.

- استفاده از Draw Table

1- مکان‌نما را در محل درج جدول قرار دهید.

2- در سربرگ Insert روی گزینه Table و سپس Draw Table، کلیک کنید.

3- سپس اشاره‌گر ماوس به شکل یک مداد نمایش داده می‌شود. ابتدا کادر دور جدول و سپس خطوط جداکننده سطرها و ستون‌ها را رسم کنید.

4- پس از رسم جدول، برای بازگشت ماوس به شکل اصلی، کلید Esc را فشار دهید.

درج و ویرایش داده‌ها در جدول

پس از ایجاد جدول، امکان ورود اعداد و متن به داخل آن امکان‌پذیر است. برای این کار، مکان‌نما را در سلول موردنظر قرار داده، سپس تایپ را شروع کنید. پس از ورود متن، در صورت لزوم، امکان ویرایش آن وجود دارد.

انتخاب جدول و اجزای آن

برای ایجاد هرگونه ویرایش یا تغییر روی جدول و یا سطر و ستون‌های آن، لازم است که بتوانید آن‌ها را انتخاب کنید. از هریک از روش‌های زیر می‌توانید سطر یا ستون را انتخاب کنید:

- اشاره‌گر ماوس را در بالای ستون و یا کنار سطر موردنظر قرار داده و پس از مشاهده آیکون  ، کلیک کنید.

- در یکی از سلول‌های سطر یا ستون موردنظر کلیک کرده و با درگ کردن ماوس روی بقیه سلول‌های آن سطر یا ستون، آن را انتخاب کنید.

- با کلیک روی یکی از سلول‌های سطر یا ستون موردنظر، از سربرگ Layout T، یکی از گزینه‌های دکمهٔ Select از گروه Table را انتخاب کنید.

ویرایش جدول و سفارشی کردن آن

پس از افزودن جدول به سند، می‌توانید ظاهر آن را تغییر دهید. گزینه‌های مختلفی مانند افزودن سطر یا ستون، تغییر اندازه سطر و ستون، ادغام و تقسیم سلول‌ها و تغییر سبک جدول، برای سفارشی‌سازی، وجود دارد.

درج سطر یا ستون

برای افزودن یک سطر یا ستون در جدول، از روش‌های زیر می‌توانید استفاده کنید:

- ماوس را در خارج از جدول، نزدیک به سطر یا ستونی که قرار است درج در آنجا انجام شود، حرکت دهید. روی علامت  کلیک کنید تا سطر یا ستون اضافه شود.

با کلیک راست روی جدول و انتخاب گزینه Insert، از بین گزینه‌های ظاهر شده، مطابق نیاز یکی از موارد را برای افزودن سطر یا ستون، انتخاب کنید.

- با انتخاب یک سطر یا ستون، گزینه Insert را از نوار ابزار کوچک (Mini Toolbar) انتخاب کرده و یکی از گزینه‌های مورد نیاز را اجرا کنید.

- با کلیک روی یکی از سلول‌های جدول و ظاهر شدن سربرگ Layout، از گزینه‌های گروه Rows & Columns برای درج سطر یا ستون استفاده کنید.

حذف سطر یا ستون

برای حذف یک سطر یا ستون در جدول، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

- با کلیک راست روی سطر یا ستون انتخاب شده، از منوی ظاهر شده گزینه Delete Rows (حذف سطر) یا Delete Columns (حذف ستون) را انتخاب کنید.

- با انتخاب یک سطر یا ستون، گزینه Delete را از نوار ابزار کوچک (Mini Toolbar) انتخاب کرده و یکی از گزینه‌های مورد نیاز را اجرا کنید.

- با کلیک روی یکی از سلول‌های سطر یا ستون موردنظر و ظاهر شدن سربرگ Layout، از گزینه‌های Delete در گروه Rows & Columns برای حذف سطر یا ستون استفاده کنید.

تغییر اندازه سطر و ستون

- روش اول: استفاده از ماوس

1- اشاره‌گر ماوس را روی خط مرزی سطر یا ستونی که می‌خواهید اندازه آن تغییر کند، قرار دهید تا به شکل یک فلش دوطرفه دیده شود.

2- با درگ کردن ماوس به سمت بالا و پایین، ارتفاع سطر کم یا زیاد شده و با درگ کردن آن به سمت چپ و راست، پهنای ستون کم یا زیاد می‌شود.

- روش دوم: استفاده از خط‌کش

1- روی یکی از سلول‌های جدول کلیک کنید تا علائم فاصله سطرها و ستون‌ها بر روی خط‌کش‌های افقی و عمودی ظاهر شود.

2- با درگ کردن ماوس روی هر یک از سرستون‌های خط‌کش افقی، عرض ستون‌ها کم یا زیاد می‌شود.

3- با درگ کردن ماوس روی هر یک از علامت‌های مرزی خط‌کش عمودی، عرض سطرها کم یا زیاد می‌شود.

- روش سوم: استفاده از پنجره Table Properties

1- با کلیک در یکی از سلول‌های جدول و ظاهر شدن سربرگ Layout، بر روی گزینه Properties از گروه Table کلیک کنید تا پنجره Table Properties باز شود.

2- در سربرگ‌های Row و Column از کادر محاوره‌ای Table Properties، می‌توانید ارتفاع دلخواه برای سطر و عرض دلخواه برای ستون را وارد کنید.

ادغام و تقسیم سلول‌های جدول

گاهی اوقات برای طراحی جدول، نیاز است که دو یا چند سلول را در یکدیگر ادغام کرد و یا برعکس، یک سلول بزرگ را به دو یا چند سلول کوچک‌تر تقسیم نمود.

ادغام سلول‌ها (Merge Cells): به عمل یکی کردن دو یا چند سلول مجاور با یکدیگر، ادغام (Merge) گفته می‌شود. برای ادغام سلول از یکی از روش‌های زیر می‌توانید استفاده کنید:

- استفاده از منوی میانبر

با انتخاب سلول‌هایی که نیاز به ادغام دارند، بر روی آن‌ها کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینهٔ Merge Cells را انتخاب کنید.

- استفاده از سربرگ Layout

پس از انتخاب سلول‌های موردنظر، از گروه Merge در سربرگ Layout، گزینهٔ Merge Cells را انتخاب کنید.

تقسیم سلول‌ها (Split Cells): به عمل تبدیل یک سلول به دو یا چند سلول، تقسیم (Split) گفته می‌شود. برای تقسیم سلول از یکی از روش‌های زیر می‌توانید استفاده کنید:

- استفاده از منوی میانبر

1- با انتخاب سلولی که قرار است تقسیم شود، بر روی آن کلیک راست کرده و از منوی بازشده، گزینه Split Cells را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Split Cells ظاهر شود.

- استفاده از سربرگ Layout

1- پس از انتخاب سلول جدول، از گروه Merge در سربرگ Layout، گزینهٔ Split Cells را انتخاب کرده و در کادر محاوره‌ای نمایان شده، تعداد سطر و ستون‌های موردنظر را وارد کنید.

درج فرمول در جدول

در جدولی که شامل یک سری اعداد مانند نمره، قیمت، سن و... است می‌توان از فرمول برای محاسبات محتوای سلول‌ها استفاده کرد. لازم به ذکر است که برای این کار، اعداد در یک ردیف یا یک ستون قرار گرفته باشند. برای درج فرمول:

1- در سلولی که باید حاصل جمع ردیف یا ستون در آن ظاهر شود کلیک کنید.

2- از گروه Data در سربرگ Layout، گزینه Formula را انتخاب کنید.

3- کادر محاوره‌ای Formula با پیشنهاد یک فرمول ظاهر می‌شود.

عملکرد گزینه‌های کادر Formule
محل درج فرمول	1
قالب‌بندی نتیجه فرمول	2
تغییر فرمول	3
محل نمایش نتیجه فرمول در جدول	4

4- پس از تنظیم گزینه‌های کادر Formula به شرح جدول بالا، کلید Ok را انتخاب کنید.

5- نرم‌افزار Word نتیجه فرمول محاسبه شده را در سلول موردنظر نمایش می‌دهد.

تغییر سبک جدول (Table Style)

مجموعه قالب‌های آماده‌ای که شامل: تنظیمات رنگ، خطوط، فونت و حاشیه‌های جدول است، Table Styles نامیده می‌شوند. با استفاده از سبک‌های جدول می‌توانید در زمانی کوتاه، طراحی ظاهر جدول را تغییر دهید.

برای تغییر Style جدول، از روش زیر استفاده کنید:

1- مکان‌نما را در یکی از سلول‌های جدول قرار داده، و بر روی سربرگ Design، کلیک کنید.

2- از گروه Table Styles، روی پیکان کشویی More کلیک کنید تا لیست کامل سبک‌ها را ببینید.

3- سبک دلخواه را انتخاب کنید تا به جدول اعمال شود.

تنظیم خطوط جدول (Border)

برای تغییر خطوط جدول، از روش زیر استفاده کنید:

1- سلول یا بخشی از جدول که قصد تغییر در خطوط آن را دارید، انتخاب کنید.

2- از سربرگ Design و گروه Borders، برای انتخاب نوع خط (Border Styles)، ضخامت (Line Weight) و رنگ خط (Pen Color) استفاده کنید.

3- پس از انتخاب تنظیمات خط، روی لیست بازشوی Borders کلیک کنید. با انتخاب مکان خط در جدول، آن را حذف کرده و یا تغییر دهید.

4- با انتخاب گزینه Borders and Shading، پنجره Borders and Shading باز می‌شود. در سربرگ Shading از این پنجره، می‌توانید سلول‌های جدول را با رنگ و درصد دلخواه، سایه یا هاشور بزنید.

واژه‌نامه

بالا	Above
زیر	Below
سلول	Cell
ستون	Column
شکل خط	Line Style
ضخامت خط	Line Weight
ادغام کردن	Merge
ویژگی‌های	Properties
سطر	Row
انتخاب کردن	Select
سایه‌زدن	Shading
تقسیم‌بندی	Split
جدول	Table