درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

هدف کلی واحد کار

توانایی کار با محیط نرم افزار واژه‌پرداز 2016 Word

هدف‌های رفتاری

- آشنایی با محیط نرم افزار 2016 Word
- ایجاد یک سند جدید، ذخیره و بازیابی سند
- آشنایی با اجزای اصلی پنجره سند
- روش‌های نمایش سند
- آشنایی با گزینه‌های منوی File

مقدمه

واژه‌پردازها برنامه‌هایی هستند که برای ایجاد، ویرایش و ذخیره اسنادی مانند؛ نامه، آگهی، گزارش، بروشور و... به کار می‌روند. در کل هر سندی را که دارای مقدار زیادی متن و حتی تصویر باشد، می‌توان توسط واژه‌پردازها ایجاد نمود. این برنامه‌ها علاوه‌بر تایپ و قالب‌بندی متن، ویژگی‌های قدرتمند دیگری از قبیل: امکان ایجاد جدول، درج تصاویر گرافیکی، طراحی صفحه وب و... را برای کاربران فراهم نموده‌اند.

آشنایی با انواع واژه‌پرداز

یکی از پرطرفدارترین واژه‌پردازها، نرم‌افزار Word می‌باشد. این نرم‌افزار بخشی از مجموعهٔ Microsoft Office است که برای هر دو سیستم عامل ویندوز و مکینتاش ارائه شده است و نسخه‌های 2007 Word 2016 ،Word 2013 ،Word 2010 ،Word و 2019 Word از ویرایش‌های اخیر آن می‌باشند. همچنین واژه‌پردازهای دیگری مانند Corel Word Perfect، واژه‌پرداز Pages (محصول شرکت Apple برای سیستم عامل مکینتاش) و همچنین برنامه NotePad، یک واژه‌پرداز ساده، رایگان و نسبتاً توانمند که همراه با ویندوز نصب می‌شود وجود دارند.

چرا برای راه‌اندازی و مدیریت سایت یا وبلاگ و... به واژه‌پرداز احتیاج داریم؟

برای داشتن یک سایت یا وبلاگ موفق، باید مطالب از قبل بازبینی و ویرایش شوند و سپس منتشر گردند. در غیر این صورت وجود اشتباهات تایپی، سطح اعتماد به سایت یا وبلاگ را کاهش داده و به مرور کاربران از بازدید آن امتناع خواهند کرد. بنابراین وجود یک واژه‌پرداز برای تایپ و دسته‌بندی مطالب قبل از انتشار آن‌ها در فضای مجازی، مورد نیاز است.

تاریخچه

در سال 1983 اولین انتشار واژه‌پرداز Word تحت نام Multi - Tool برای سیستم‌های Xenix و سپس برای کامپیوترهای شخصی IBM برای اجرا در محیط سیستم عامل منتشر شد.

اولین نسخه مایکروسافت Word برای سیستم عامل‌های گرافیکی در سال 1984 برای کامپیوتر اپل مکینتاش منتشر شد. پس از آن، این برنامه برای سیستم‌های عامل‌های UNIX و OS و 3,1 Windows به بازار آمد. در سال 1989 این برنامه به عنوان جزئی از مجموعه نرم‌افزاری Microsoft Office قرار گرفت.

شروع کار در محیط 2016 Word

اگر از نسخه‌های قبلی نرم‌افزار Word مانند 2013 Word و 2010 Word استفاده کرده باشید، محیط 2016 Word برایتان آشناست. وقتی نرم‌افزار Word را از داخل منوی Start اجرا می‌کنید، صفحه شروع ظاهر می‌گردد. از این بخش، شما قادر خواهید بود یک سند جدید ایجاد کرده یا از الگوهای آماده، قالب مورد نظرتان را انتخاب کنید. با کلیک روی Blank document، می‌توانید یک سند خالی ایجاد نمایید.

به‌طور معمول نام سند جدید در نرم‌افزار Word چیست؟

نام پیش‌فرض برای اولین سند جدید Document و برای بقیه اسناد به‌ترتیب Document3 ،Document2 و... است.

منظور از سند الگو (Template) چیست؟

الگو، سندی است که از قبل طراحی شده است و می‌توانید برای ایجاد سریع سند جدید از آن استفاده کنید. الگوها اغلب شامل قالب‌بندی و طراحی‌های سفارشی هستند، بنابراین می‌توانند هنگام شروع یک پروژه جدید، در وقت و تلاش شما صرفه‌جویی کنند.

روش ایجاد سند جدید از روی فایل‌های الگو:

1- روی زبانه File کلیک کرده و گزینهٔ New را انتخاب کنید.
2- چندین الگو در زیر گزینهٔ Blank document ظاهر می‌شوند. همچنین می‌توانید از نوار جست‌وجو (Search) برای یافتن موارد خاصی که مورد نظرتان است، استفاده کنید. برای مثال، یک الگوی آگهی تبلیغاتی را با نوشتن کلمه flyer در کادر جست‌وجو انتخاب کنید.

اجزای اصلی پنجره سند

صفحه سند جدید 2016 Word همانند نسخه‌های قبلی و دیگر نرم‌افزارهای Office، شامل اجزایی مانند نوارها و نوار ابزار دسترسی سریع است که در بیشتر نرم‌افزارهای Office مشترک است و در ادامه راجع به آن‌ها و بقیه اجزای سند، شرح مختصری داده می‌شود.

نوار عنوان (Title Bar)

به بالاترین نوار در پنجره واژه‌پرداز Word نوار عنوان گفته می‌شود. در این نوار نام سند جاری نمایش داده می‌شود. در گوشه سمت راست این نوار دکمه‌های:  (Minimize) برای به حداقل رساندن پنجره،  (Restore) برای تغییر اندازه تا به حداکثر رساندن پنجره و  (Close) برای بستن برنامه مشاهده می‌شود.

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access)

نوار ابزار دسترسی سریع در گوشه سمت چپ نوار عنوان قرار دارد و شامل دستوراتی است که زیاد از آن‌ها استفاده می‌شود. این نوار ابزار به‌صورت پیش‌فرض شامل دکمه‌های ذخیره  (Save)، لغو عملیات  (Undo) و برگشت به عمل لغو شده  (Redo) است.

نوار (Ribbon)

Ribbon شامل تمام دستوراتی است که برای انجام کارهای معمول در Word به آن‌ها نیاز خواهید داشت. این نوار شامل سربرگ‌های مختلف است که دستورات مربوط به هر سربرگ، به چندین گروه تقسیم می‌شوند.

ناحیه تایپ

محیط تایپ بخشی است که برای نوشتن متن و اضافه کردن تصاویر و... به کار می‌رود. اگر برای اولین بار است که از نرم‌افزار Microsoft Word استفاده می‌کنید، باید با برخی اصطلاحات و کلیدهای صفحه کلید که کار را در محیط واژه‌پرداز آسان‌تر می‌کنند، آشنا شوید.

 مکان‌نما: مکان‌نما خط عمودی چشمک‌زن در سند است. این علامت نشان می‌دهد که در این مکان می‌توانید متن را در صفحه وارد کنید. با کلیک کردن روی هر قسمت دیگری از سند، به راحتی می‌توان مکان‌نما را به آن محل منتقل کرد.

آشنایی با برخی کلیدهای صفحه کلید و کاربرد آن‌ها در تایپ: برخی از کلیدهای صفحه کلید در محیط واژه‌پرداز Word، دارای کاربردهای ویژه‌ای هستند که در جدول زیر عملکرد آن‌ها را می‌توانید مشاهده کنید.

کاربردهای برخی از کلیدهای صفحه کلید
نام کلید	عملکرد
کلیدهای جهت‌دار (Arrow Keys)	از کلیدهای جهت‌دار (علامت پیکان) صفحه کلید، می‌توانید برای جابه‌جا کردن مکان‌نما استفاده کنید. کلید جهت‌دار چپ  (Left) و کلید جهت‌دار راست  (Right)، مکان‌نما را بین کاراکترهای مجاور در یک سطر جابه‌جا می‌کند، در حالی که کلیدهای جهت‌دار بالا  و پایین ، بین خطوط سند حرکت می‌کنند. همچنین می‌توانید با استفاده از کلیدهای Ctrl+Left یا Ctrl+Right، مکان‌نما را بین کلمات یک سطر جابه‌جا کنید.
کلید فاصله (Space)	برای ایجاد فاصله بعد از از یک کلمه یا کارکتر، کلید Space را از صفحه کلید فشار دهید.
کلید Enter	برای رفتن به سطر بعدی، ایجاد یک پاراگراف جدید و اجرای فرمان‌ها از کلید Enter در صفحه کلید استفاده کنید.
کلید حذف (Delete)	برای حذف کاراکتر بعد از مکان‌نما، از کلید Delete بر روی صفحه کلید استفاده کنید.
کلید Backspace	برای حذف کاراکتر قبل از مکان نما، از کلید Backspace بر روی صفحه کلید استفاده کنید.
کلید Shift	با نگه‌داشتن این کلید به همراه کلیدهای تایپی صفحه کلید، کاراکتری که بالای آن کلید حک شده، فعال می‌شود. در زبان انگلیسی، نگه‌داشتن کلید Shift به همراه حروف، آن‌ها را به‌صورت حروف بزرگ انگلیسی می‌نویسد.
کلید Home	برای انتقال مکان‌نما به ابتدای سطر تایپ شده جاری، از کلید Home در صفحه کلید استفاده کنید.
کلید End	برای انتقال مکان‌نما به انتهای سطر جاری، از کلید End در صفحه کلید استفاده کنید.
کلید Page Up	برای انتقال مکان‌نما به صفحه قبل، از این کلید در صفحه کلید استفاده کنید.
کلید Page Down	برای انتقال مکان‌نما به صفحه بعد، از این کلید در صفحه کلید استفاده کنید.
کلید میان‌بر Alt+Shift	برای تغییر زبان نوشتاری (از انگلیسی به فارسی و بالعکس)، از کلید میان‌بر Alt+Shift استفاده می‌شود.
کلید میان‌بر Ctrl+Shift	با فشردن هم‌زمان کلیدهای Ctrl و Shift سمت راست صفحه کلید، جهت پاراگراف را فارسی (راست‌چین) و با فشردن هم‌زمان کلیدهای Ctrl و Shift سمت چپ صفحه کلید، جهت پاراگراف را انگلیسی (چپ‌چین) کنید.

نوار وضعیت (Status Bar)

نوار وضعیت در پایین سند و زیر ناحیه تایپ قرار دارد و شامل اطلاعاتی مانند شماره صفحه، تعداد کلمات و گزینه‌های زیر می‌باشد:

روش‌های نمایش سند:  انواع نماهای نمایش سند در واژه‌پرداز Word را می‌توانید در سمت راست نوار وضعیت (Status Bar) ببینید که شامل: نمای حالت خواندن  (Read Mode)، نمای چیدمان چاپ  (Print Layout) و نمای طرح‌بندی وب  (Web Layout) می‌باشند. کاربرد هر یک از این نماها متفاوت است.

انواع نماهای مختلف نمایش سند چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

انواع نماهای نمایش
نمای نمایش سند	کاربرد نما
Read Mode	این نما برای مطالعه سند و مقایسه صفحات آن با همدیگر مناسب است. در این نما، اکثر نوارهای صفحه حذف می‌شوند و سند به‌صورت تمام صفحه نمایش داده می‌شود.
Print Layout	در این نما سند به همان صورتی‌که چاپ می‌شود، به همراه سرصفحه و پاصفحه و متن و تصاویر و حاشیه‌ها، به نمایش در می‌آید.
Web Layout	این نما، سند را در حالت صفحات وب نمایش داده و برای کسانی که از Word برای طراحی یک سند وب استفاده می کنند مفید است. صفحه نوشتاری به اندازه کل صفحه (طولی و عرضی)، به همراه تصاویر و متن، اما بدون سرصفحه و پاصفحه و فاصله بین صفحات، نمایش داده می‌شود.

بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی سند: با استفاده از ابزار بزرگ‌نمایی (Zoom)، خواندن سند آسان‌تر می‌شود. برای این کار، نوار لغزنده کنترل Zoom، واقع در گوشه پایین سمت راست پنجره Word، را حرکت دهید. همچنین می‌توانید از دکمه‌های + یا - برای بزرگ‌نمایی یا کوچک‌نمایی سند استفاده کنید. شماره کنار نوار لغزنده درصد بزرگ‌نمایی فعلی را نشان می‌دهد.

منوی File

از گزینه‌های این منو برای ایجاد سند جدید، بازکردن سند موجود، ذخیره سند، چاپ سند و... استفاده می‌شود.

ایجاد یک سند جدید (New)

از این گزینه برای ایجاد یک سند خالی جدید استفاده می‌شود. مراحل ایجاد سند جدید مشابه مراحل ایجاد Blank Document است که در ابتدای واحد کار شرح داده شد.

باز کردن سند موجود (Open)

چنانچه بخواهید سندی که قبلاً در محیط Word ایجاد شده است را باز کرده و تغییراتی در آن بدهید، باید از منوی File گزینه Open را انتخاب کنید.

ذخیره سند (Save)

پس از ایجاد سند و وارد نمودن متن و قالب‌بندی مورد نظر، لازم است که آن را ذخیره کنید تا در آینده بتوانید آن را بازیابی کرده و دوباره استفاده کنید. برای ذخیره فایل جاری می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:

1- از منوی فایل گزینه Save را انتخاب کنید.
2- کلیدهای Ctrl+S را هم‌زمان فشار دهید.
3- در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access)، روی آیکون  کلیک کنید.

پس از اجرای هر یک از روش‌های بالا، پنجره Save as باز می‌شود.

- محل ذخیره سند و نام مورد نظر را انتخاب کنید.
- بر روی دکمه Save کلیک کنید تا فایل ذخیره گردد.

گزینه‌های Save و Save as چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

دستور Save As، علاوه‌بر ذخیره نسخه اصلی، برای ایجاد کپی از سند نیز به کار می‌رود. با استفاده از دستور Save As، می‌توانید نام یا مکان دیگری را برای محل ذخیره‌سازی نسخه کپی شده، انتخاب کنید.

ذخیره سند در قالب‌های مختلف: برای اینکه سند را در قالب‌های دیگری به‌جز docx. ذخیره کنید، در پنجره Save as، از لیست بازشوی Save as type، قالب مورد نظر خود را انتخاب کرده و کلید Save را فشار دهید.

بستن سند (Close)

برای بستن سند از منوی File گزینه Close را انتخاب کنید. اگر در سند تغییراتی داده و آن را ذخیره نکرده باشید، قبل از بستن سند از شما در خصوص ذخیره آن سؤال می‌شود. با کلیک روی آیکون  در نوار عنوان هم، سند بسته می‌شود.

واژه‌نامه

خالی	Blank	نوار	Ribbon
بستن	Close	ذخیره کردن	Save
سند	Document	فاصله	Space
بازکردن	Open	نوار وضعیت	Status Bar
نمای طرح چاپ	Print Layout	نوار عنوان	Title Bar
دسترسی سریع	Quick Access	نمای طرح‌بندی وب	Web Layout
نمای حالت خواندن	Read Mode	بزرگ‌نمایی	Zoom